Was macht ein Dokumentkoordinator?

Ein Dokumentkoordinator ist ein Wirtschaftsfachmann, der die ordnungsgemäße Katalogisierung und Einreichung verschiedener Arten von geschäftsbezogenen Dokumenten unterstützt.Diese Dokumente können Rechnungen, Client -Korrespondenz, interne Memos und proprietäre Dokumente und sogar Einnahmen in Bezug auf die Forderungen oder Verbindlichkeiten von Konten oder Verbindlichkeiten umfassen.Neben der Organisation von Dokumenten für Speicher und einfaches Abrufen kann ein Dokumentkoordinator auch eng mit anderen im Unternehmen zusammenarbeiten, um die Zusammenstellung neuer Dokumente zu unterstützen, wie z. B. Vorschläge, die von potenziellen Kunden berücksichtigt werden.

Die allgemeinen Verantwortlichkeiten eines Dokumentkoordinators erfordern ein gründliches Wissen und Verständnis der am Arbeitsplatz verwendeten Einreichungssysteme.Dies schließt sowohl die Methoden zum Organisieren und Einreichen von Hartkopien von Schlüsseldokumenten ein, als auch die Organisation von elektronischen Dokumenten in einer Art virtuellem Repository, z. B. in geschützten Dateien, die auf einem Server untergebracht sind.Zu diesem Zweck muss der Dokumentkoordinator die Möglichkeit haben, die Daten logisch zu organisieren, damit alle Dokumente bei Bedarf abgerufen werden können.

Andere Aufgaben, die mit der Arbeit eines Dokumentkoordinators verbunden sind, können Codierungs- und Querverweisungsdokumente beinhalten und sie in bestimmten Sequenzen und logischen Anordnungen einreichen.In einigen Fällen ist der Koordinator auch dafür verantwortlich, Abfragen zu Daten zu verwalten, die in den Dokumenten gefunden werden und in der Lage sind, das richtige Dokument oder eine Reihe von Dokumenten bei der Nachfrage abzurufen.Die Aufrechterhaltung eines Master -Inventars, dessen Dokumente in diesem Inventar enthalten sind und wo sie gefunden werden können, ist auch eine Aufgabe, die einem Dokumentkoordinator üblicherweise zugeordnet ist.

Da ein Dokumentkoordinator möglicherweise mit elektronischen und harten Kopierdokumenten in Kontakt kommt, die proprietäre oder vertrauliche Informationen enthalten, ist die Sicherheitsfreigabe für diese Art von Arbeit oft ziemlich hoch.Dadurch wird die Funktion des Koordinators etwas über den Bereich eines Dateiangestellten hinaus übernommen, der möglicherweise Dokumente eingestuft wird, die nicht als vertraulich angesehen werden.Es ist nicht ungewöhnlich, dass Einzelpersonen wie Executive Administratoren als Koordinatoren fungieren und Aktensysteme insbesondere für die Führungskräfte erstellen und pflegen, mit denen sie genau arbeiten.

Die Schulung für die Arbeit als Dokumentkoordinator variiert je nach Verantwortlichkeitsumfang, die der Arbeitgeber mit der Position assoziiert.In einigen Fällen sind grundlegende Fähigkeiten im Büro, wie z. B. ein Arbeitswissen über Computer, wie Dokumente mithilfe eines Standard -Einreichungssystems eingereicht werden, und die Fähigkeit, eine vorhandene Einreichungsstrategie zu assimilieren und effektiv zu befolgen, ausreichend.Eine Eignung für Organisation und logisches Denken ist auch sehr hilfreich bei der Verfolgung dieser Art von Arbeit.