Πώς μπορώ να επιλέξω το καλύτερο λογισμικό επιχειρηματικής διαδικασίας;

Το λογισμικό επιχειρηματικής διαδικασίας επιτρέπει στην επιχείρηση να εμπλέκει τους χρήστες πιο εύκολα στη διαχείριση των κρίσιμων επιχειρηματικών διαδικασιών και επιτρέπει τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών.Κατά την επιλογή ενός πακέτου λογισμικού επιχειρηματικών διαδικασιών, είναι σημαντικό να επιλέξετε ένα προϊόν που μπορεί να βελτιώσει τον επανασχεδιασμό των επιχειρηματικών διαδικασιών κατά την εξορθολογισμό των υφιστάμενων διαδικασιών.Για να κάνετε σωστά την επιλογή, θα πρέπει πρώτα να εξετάσετε τις διαδικασίες που είναι σημαντικές για την επιχείρηση.Στη συνέχεια, εξετάστε τα προϊόντα που χρησιμοποιούν τον πιο φιλικό προς το χρήστη σχεδιασμό, έχοντας κατά νου την ατμόσφαιρα της ομάδας που βρίσκεται στις περισσότερες σύγχρονες εταιρείες.Τέλος, είναι κρίσιμο να έχουμε τη συμμετοχή του τμήματος της τεχνολογίας της πληροφορίας (IT) να επιλέξει ένα προϊόν που λειτουργεί άψογα με την υπάρχουσα αρχιτεκτονική, αλλά είναι κλιμακωτή.Συχνά είναι αλήθεια.Οι επιχειρήσεις δημιουργούν κανονικά ομάδες λήψης αποφάσεων που χρησιμοποιούν υπαλλήλους από όλα τα τμήματα της εταιρείας και αυτοί οι εργαζόμενοι θα πρέπει να κατανοούν τις διαδικασίες σημαντικές για την επιχείρηση.Η πραγματικότητα είναι ότι τα άτομα από διαφορετικά τμήματα συχνά κατέχουν αντιφατικές απόψεις για το τι είναι και δεν είναι μια σημαντική διαδικασία, οπότε συχνά είναι σοφό να συμπεριλάβουμε έναν εξωτερικό σύμβουλο που είναι εξοικειωμένος με το λογισμικό επιχειρηματικών διαδικασιών για να βοηθήσει να εξομαλύνει αυτό το μέρος της διαδικασίας λήψης αποφάσεων.Παρόλο που ένας εξωτερικός σύμβουλος προσθέτει κόστος, θα προσφέρει επίσης μια αμερόληπτη άποψη της εταιρείας και μπορεί να προτείνει στοιχεία που μπορεί να παραβλέψει η ομάδα.Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα μακροπρόθεσμα εμποδίζοντας την ανάγκη αναβαθμίσεων στο σύστημα, το οποίο μπορεί να είναι πιο ακριβό μετά την αγορά του πακέτου λογισμικού επιχειρηματικών διαδικασιών.

Αφού η ομάδα έχει τον κατάλογο των διαδικασιών της, θα πρέπει να σχηματίσει μια λίστα εργαλείων για να ταιριάζει στις απαιτήσεις των χρηστών και του τμήματος πληροφορικής σε ένα πακέτο λογισμικού επιχειρηματικών διαδικασιών.Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει κοινωνικά στοιχεία για συνεργασία ομάδας, συμπεριλαμβανομένων άμεσων μηνυμάτων, wikis και blogs.Οι ομάδες διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών θα χρειαστούν προσαρμοσμένους χώρους για να συνεργαστούν και θα πρέπει να είναι σε θέση να προσθέσουν νέους συμμετέχοντες στην ομάδα με ελάχιστη ή όχι ανάγκη να συμβουλευτούν το τμήμα πληροφορικής.Επιπλέον, οι επιχειρηματικές διαδικασίες θα πρέπει να είναι εύκολο να τεκμηριώσουν, μέσω της χρήσης της διαχείρισης εικόνας, εγγράφων και εγγραφών, καθώς και παρακολούθηση ιστοσελίδων και παρακολούθηση επιχειρηματικών διαδικασιών.

Όταν η ομάδα έχει ολοκληρώσει τον κατάλογο των διαδικασιών και των εργαλείων, το τμήμα πληροφορικής θα αποτελέσει τον κατάλογο των απαιτήσεων για το λογισμικό επιχειρηματικών διαδικασιών.Το τμήμα πληροφορικής θα πρέπει να είναι σε θέση να προσθέσει γρήγορα και να εκτελέσει νέες ενότητες όταν χρειάζεται, καθώς και να παρακολουθεί και να αλλάζει τις υπάρχουσες επιχειρηματικές διαδικασίες.Καθώς αναπτύσσονται νέες επιχειρηματικές διαδικασίες, το τμήμα πληροφορικής θα πρέπει να είναι σε θέση να τις εφαρμόσει γρήγορα με ελάχιστο ή καθόλου χρόνο διακοπής.Ο διακομιστής επιχειρηματικών διαδικασιών πρέπει να ενσωματωθεί καλά με τις υπάρχουσες πλατφόρμες δικτύου και εφαρμογών.Τέλος, το τμήμα πληροφορικής θα πρέπει να αναζητήσει αξιοπιστία και κλιμάκωση, με μειωμένη χρήση δικτύου.

Εάν η απόφαση ληφθεί σωστά, το λογισμικό επιχειρηματικής διαδικασίας που επιλέγετε θα είναι ένα σύνθετο όλων των στοιχείων κρίσιμης σημασίας για την αποστολή και όσο το δυνατόν περισσότερες "επιθυμίες".Για να εξασφαλιστεί αυτό το μείγμα, είναι σημαντικό να εμπλέξουμε όλα τα τμήματα, ειδικά το τμήμα πληροφορικής, και να σέβονται τις ανάγκες όλων των τμημάτων.Ένας εξωτερικός σύμβουλος μπορεί να το κάνει ευκολότερο, διατηρώντας όλους ειλικρινούς.Το επιλεγμένο προϊόν θα πρέπει να είναι ένα εύχρηστο προϊόν που θα κάνει την επιχείρηση πιο αποτελεσματική και έτσι πιο κερδοφόρα.