Làm cách nào để chọn phần mềm quy trình kinh doanh tốt nhất?

Phần mềm quy trình kinh doanh cho phép doanh nghiệp thu hút người dùng dễ dàng hơn trong việc quản lý các quy trình kinh doanh quan trọng và cho phép tối ưu hóa quy trình kinh doanh.Khi chọn gói phần mềm quy trình kinh doanh, điều quan trọng là chọn một sản phẩm có thể cải thiện thiết kế lại quy trình kinh doanh trong khi hợp lý hóa các quy trình hiện có.Để đưa ra lựa chọn đúng cách, trước tiên bạn sẽ cần xem xét các quy trình quan trọng đối với doanh nghiệp.Tiếp theo, hãy xem xét các sản phẩm sử dụng thiết kế thân thiện với người dùng nhất, ghi nhớ bầu không khí nhóm được tìm thấy trên hầu hết các tập đoàn hiện đại.Cuối cùng, điều quan trọng là phải có sự tham gia của bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) để chọn một sản phẩm hoạt động liền mạch với kiến trúc hiện có nhưng có thể mở rộng.Thường là đúng.Các doanh nghiệp thường tạo ra các nhóm ra quyết định sử dụng nhân viên từ tất cả các bộ phận của công ty và những nhân viên này nên hiểu các quy trình quan trọng đối với doanh nghiệp.Thực tế là các cá nhân từ các bộ phận khác nhau thường giữ quan điểm mâu thuẫn về những gì là và không phải là một quá trình quan trọng, vì vậy thường là khôn ngoan khi bao gồm một nhà tư vấn bên ngoài quen thuộc với phần mềm quy trình kinh doanh để giúp hợp lý hóa phần này của quá trình ra quyết định.Mặc dù một chuyên gia tư vấn bên ngoài thêm chi phí, anh ta hoặc cô ta cũng sẽ đưa ra một cái nhìn không thiên vị về công ty và có thể đề xuất các mặt hàng mà nhóm có thể bỏ qua.Điều này có thể tiết kiệm tiền trong dài hạn bằng cách ngăn chặn nhu cầu nâng cấp lên hệ thống, có thể đắt hơn sau khi mua gói phần mềm quy trình kinh doanh.Sau khi nhóm có danh sách các quy trình, nó sẽ tạo thành một danh sách các công cụ để phù hợp với yêu cầu của người dùng và bộ phận CNTT trong gói phần mềm quy trình kinh doanh.Điều này nên bao gồm các thành phần xã hội để hợp tác nhóm, bao gồm nhắn tin tức thời, wiki và blog.Các nhóm quản lý quy trình kinh doanh sẽ cần các không gian tùy chỉnh để hợp tác và có thể thêm những người tham gia nhóm mới mà ít hoặc không cần tham khảo ý kiến bộ phận CNTT.Ngoài ra, các quy trình kinh doanh nên dễ dàng ghi lại, thông qua việc sử dụng hình ảnh, tài liệu và quản trị hồ sơ, cũng như theo dõi web và giám sát quy trình kinh doanh.Khi nhóm đã hoàn thành danh sách các quy trình và công cụ của mình, bộ phận CNTT sẽ hình thành danh sách các yêu cầu của mình cho phần mềm quy trình kinh doanh.Bộ phận CNTT sẽ có thể nhanh chóng thêm và thực hiện các mô -đun mới khi cần thiết, cũng như giám sát và thay đổi các quy trình kinh doanh hiện có.Khi các quy trình kinh doanh mới được phát triển, bộ phận CNTT sẽ có thể thực hiện chúng nhanh chóng mà không có thời gian chết.Máy chủ quy trình kinh doanh cần tích hợp tốt với các nền tảng mạng và ứng dụng hiện có.Cuối cùng, bộ phận CNTT nên tìm kiếm độ tin cậy và khả năng mở rộng, với việc sử dụng mạng giảm.Nếu quyết định được đưa ra một cách chính xác, phần mềm quy trình kinh doanh bạn chọn sẽ là tổng hợp của tất cả các yếu tố quan trọng và càng nhiều yếu tố muốn càng tốt.Để đảm bảo sự pha trộn này, điều quan trọng là liên quan đến tất cả các bộ phận, đặc biệt là bộ phận CNTT và tôn trọng nhu cầu của tất cả các bộ phận.Một chuyên gia tư vấn bên ngoài có thể làm cho điều này dễ dàng hơn, giữ cho mọi người trung thực.Sản phẩm được chọn phải là một sản phẩm dễ sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp hiệu quả hơn và do đó có lợi hơn.