Πώς μπορώ να επιλέξω το καλύτερο πλαίσιο ροής εργασίας;

Για να επιλέξετε το καλύτερο πλαίσιο ροής εργασιών, μπορεί να είναι καλή ιδέα να κάνετε μια λίστα με τις ανάγκες της ροής εργασίας σας πρώτα.Μόλις καθορίσετε ποιες λειτουργίες του προγράμματος ροής εργασίας από τα οποία μπορείτε να επωφεληθείτε περισσότερο, ίσως θελήσετε να εξοικειωθείτε με τα διαφορετικά είδη λογισμικού στην αγορά.Εάν πρέπει να ορίσετε έναν προϋπολογισμό, θα πρέπει πιθανώς να περιορίσετε τον εαυτό σας στην περιήγηση στα προγράμματα που προσφέρουν τα χαρακτηριστικά που χρειάζεστε και τα οποία πωλούνται για λογικό κόστος.Πολλοί επαγγελματίες χρησιμοποιούν εμπορικούς πόρους και συστάσεις συναδέλφων για να βρουν ένα πλαίσιο ροής εργασίας που έχει καλή φήμη.

Η ροή εργασίας περιγράφει τη διαδικασία μέσω της οποίας περνάει ένα έγγραφο, από την εισαγωγή του σε ένα σύστημα μέχρι τη στιγμή της ολοκλήρωσης.Στον ασφαλιστικό κλάδο, για παράδειγμα, η ροή εργασίας μπορεί να περιγράψει τη σειρά των σταδίων μέσω των οποίων περνάει μια αξίωση.Η διαδικασία μπορεί να ξεκινήσει αυτή τη στιγμή ένας πελάτης αρχειοθετεί μια αξίωση και τελειώνει όταν μια αξίωση είτε αρνείται είτε εγκρίνεται.Το πλαίσιο της ροής εργασίας περιγράφει το μοντέλο ή το θεμέλιο που καθοδηγεί μια διαδικασία ροής εργασίας.

Για να επιλέξετε το καλύτερο πλαίσιο ροής εργασίας, θα πρέπει να καθορίσετε από τα χαρακτηριστικά που μπορείτε να επωφεληθείτε περισσότερο.Ένα καλό πρώτο βήμα μπορεί να είναι να εκτελέσετε μια ανάλυση του τρέχοντος συστήματος ροής εργασίας σας.Προσδιορίστε πού μπορούν να βελτιωθούν οι διαδικασίες και πού είναι επιτυχείς.Πολλοί διευθυντές επιλέγουν να προσλάβουν συμβούλους που μπορούν να παρέχουν πολύτιμα σχόλια.Ορισμένοι σύμβουλοι μπορούν επίσης να ενημερώσουν τους διαχειριστές σχετικά με τις τρέχουσες τάσεις και τις τεχνολογικές ανακαλύψεις που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις αποφάσεις τους.

Το λογισμικό που παρέχει υπηρεσίες ροής εργασίας κυμαίνεται από δωρεάν έως δαπανηρή.Για να διευκολυνθεί η διαδικασία επιλογής ενός πλαισίου ροής εργασίας, ίσως είναι καλή ιδέα να δημιουργηθεί ένας προϋπολογισμός.Το ελεύθερο λογισμικό τείνει να είναι ανοιχτή πηγή και χρησιμοποιείται συχνά από μικρότερες επιχειρήσεις με βασικές ανάγκες.Οι μεγαλύτερες εταιρείες και οι επιχειρήσεις με σύνθετες απαιτήσεις ροής εργασίας μπορούν να επωφεληθούν από πιο δαπανηρό λογισμικό που μπορούν να υποστηρίξουν περισσότερους χρήστες και τα οποία μπορούν να προσφέρουν μια σειρά προηγμένων υπηρεσιών.

Ορισμένα κοινά χαρακτηριστικά του λογισμικού πλαισίου ροής εργασίας περιλαμβάνουν υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εξορθολογίζουν τα έγγραφα επικοινωνίας και προτύπων που μπορούν να βοηθήσουν τους επαγγελματίες σε συγκεκριμένες βιομηχανίες να εξοικονομήσουν χρόνο.Πολλά προγράμματα καταγράφουν τη σημείωση σχετικά με το ποιος έχει λάβει ένα έγγραφο και ποιος έχει κάνει αλλαγές σε αυτό.Τα προγράμματα για βιομηχανίες στις οποίες η επικοινωνία πελατών είναι ένας πρωταρχικός παράγοντας μπορεί να περιλαμβάνει διεπαφές πελατών που είναι εύκολο για τους πελάτες να χρησιμοποιούν.

Εάν διαπιστώσετε ότι εξετάζετε δύο προγράμματα ροής εργασίας που φαίνονται αρκετά παρόμοια, μπορεί να είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιήσετε εμπορικούς πόρους, όπως ιστότοπους και περιοδικά.Τα άρθρα και οι κριτικές σχετικά με τα προγράμματα πλαισίων ροής εργασίας μπορούν να σας βοηθήσουν να μάθετε ποια είδη λογισμικού χρησιμοποιούνται συνήθως.Οι εμπορικές εκθέσεις και οι συστάσεις των συναδέλφων μπορούν επίσης να είναι χρήσιμοι πόροι.