Ποια είναι τα οφέλη ενός ψηφιακού συστήματος αρχειοθέτησης;

Τα οφέλη ενός ψηφιακού συστήματος αρχειοθέτησης είναι πολυάριθμα και περιλαμβάνουν μειωμένο κόστος στην εταιρεία, οφέλη στο περιβάλλον και αυξημένη ευκολία διαλογής και εύρεσης και μετακίνησης εγγράφων.Η αρχική διαδικασία δημιουργίας ενός ψηφιακού συστήματος αρχειοθέτησης μπορεί να είναι λίγο πιο δύσκολη, αλλά πολλά γραφεία διαπιστώνουν ότι ένα γραφείο χωρίς χαρτί ή ακόμα και ένα γραφείο χωρίς ημι-χαρτί είναι επωφελής για την εταιρεία με την πάροδο του χρόνου.Ένα άλλο από τα οφέλη ενός ψηφιακού συστήματος αρχειοθέτησης, όπως αυτό είναι ότι επιτρέπει στο γραφείο να λειτουργεί σε μικρότερο περιβάλλον, διότι δεν απαιτείται μεγάλος χώρος για την αποθήκευση εγγράφων σε ένα σύστημα αρχειοθέτησης χαρτιού.

Ένα ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης, στην οποία τα έγγραφα χαρτιού είτε σαρώνονται σε έναν υπολογιστή είτε απλά δημιουργούνται στον υπολογιστή, μπορούν να δημιουργηθούν σε πολλά διαφορετικά περιβάλλοντα γραφείου.Τα έγγραφα μπορούν να εκτυπωθούν εάν είναι απαραίτητο, όπως να αποσταλούν ταχυδρομικά σε έναν πελάτη, αλλά διαφορετικά οι υπάλληλοι του γραφείου μπορούν να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα του υπολογιστή χωρίς να χρειάζεται να σπαταλούν χαρτί.Η μείωση της χρήσης χαρτιού και εκτυπωτή μπορεί να αποθηκεύσει την εταιρεία πολλά χρήματα.Επιπλέον, είναι πολύ πιο ευεργετικό για το περιβάλλον.Ακόμη και αν ένα γραφείο ανακυκλώνει το μεγαλύτερο μέρος του εγγράφου του, η παραγωγή χαρτιού εξακολουθεί να προκαλεί βλάβη στο περιβάλλον.Αυτό επιτρέπει την αποθήκευση χιλιάδων εγγράφων σε μια μικρή περιοχή, εξοικονομώντας πολύτιμους χώρους γραφείων.Οι σκληροί δίσκοι συνεχίζουν να αυξάνονται στο μέγεθος της αποθήκευσης ενώ μειώνονται στο φυσικό μέγεθος, το οποίο είναι ένα ακόμη όφελος.Επιπλέον, τα αντίγραφα των εγγράφων μπορούν να υποστηριχθούν σε πολλούς άλλους σκληρούς δίσκους σε ξεχωριστές τοποθεσίες για σκοπούς ασφαλείας και μπορούν να γίνουν πιο ασφαλείς μέσω της χρήσης εργαλείων όπως κωδικούς πρόσβασης και κρυπτογράφηση.Η αναζήτηση και η έλξη των εγγράφων γίνεται πολύ πιο εύκολη.

Η εκτέλεση μιας αναζήτησης σε ένα σκληρό δίσκο συνήθως παίρνει μόνο, το πολύ, λίγα λεπτά.Το έγγραφο μπορεί στη συνέχεια να έχει εύκολη πρόσβαση και να τροποποιηθεί, να αποσταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να εκτυπωθεί ανάλογα με τις ανάγκες.Ορισμένες εταιρείες διαπιστώνουν ότι δεν μπορούν να πάνε εντελώς χωρίς χαρτί, αλλά ακόμη και να μειώσουν τη χρήση χαρτιού, όπως η χρήση ενός ψηφιακού συστήματος αρχειοθέτησης για την αποθήκευση νεότερων εγγράφων, μπορούν να κάνουν τη διαφορά.Τα γραφεία που επιθυμούν να εφαρμόσουν ένα σύστημα ψηφιακής αρχειοθέτησης θα χρειαστεί να αποκτήσουν πρόσθετα εργαλεία, όπως σαρωτές και μπορεί να χρειαστεί μεγάλος χρόνος για τη μετατροπή των εγγράφων σε ψηφιακά έντυπα, αλλά μόλις ρυθμιστεί το σύστημα, γίνεται σχετικά εύκολο να διατηρηθεί.