Ano ang mga pakinabang ng isang digital na sistema ng pag -file?

Ang mga pakinabang ng isang digital na sistema ng pag -file ay marami, at kasama ang nabawasan na gastos sa kumpanya, mga benepisyo sa kapaligiran, at nadagdagan ang kadalian ng pag -uuri at paghahanap, at paglipat ng mga dokumento.Ang paunang proseso ng pag-set up ng isang digital na sistema ng pag-file ay maaaring maging mas mahirap, ngunit maraming mga tanggapan ang nalaman na ang isang walang papel na opisina, o kahit isang semi-paperless office, ay kapaki-pakinabang sa kumpanya sa paglipas ng panahon.Ang isa pa sa mga pakinabang ng isang digital na sistema ng pag -file tulad nito ay pinapayagan nito ang opisina na gumana sa isang mas maliit na kapaligiran, dahil ang isang mahusay na puwang ay hindi kinakailangan para sa pag -iimbak ng mga dokumento sa isang sistema ng pag -file ng papel.

Isang digital na sistema ng pag -file, kung saan ang mga dokumento ng papel ay alinman sa na -scan sa isang computer o nilikha lamang sa computer sa unang lugar, ay maaaring maitatag sa maraming iba't ibang mga kapaligiran sa opisina.Ang mga dokumento ay maaaring mai -print kung kinakailangan, tulad ng ma -mail sa isang kliyente, ngunit kung hindi, maaaring ma -access ng mga empleyado ng opisina ang mga dokumento sa computer nang hindi kinakailangang mag -aksaya ng papel.Ang pagputol sa paggamit ng papel at printer ay maaaring makatipid ng kumpanya ng maraming pera.Bilang karagdagan, ito ay mas kapaki -pakinabang para sa kapaligiran;Kahit na ang isang tanggapan ay nag -recycle ng karamihan sa papel nito, ang paggawa ng papel ay nagdudulot pa rin ng pinsala sa kapaligiran.Pinapayagan nito ang libu -libong mga dokumento na maiimbak sa isang maliit na lugar, na nagse -save ng mahalagang puwang ng opisina.Ang mga hard drive ay patuloy na tataas sa laki ng imbakan habang bumababa sila sa pisikal na sukat, na kung saan ay isa pang pakinabang.Bilang karagdagan, ang mga kopya ng mga dokumento ay maaaring mai -back up sa maraming iba pang mga hard drive sa magkahiwalay na lokasyon para sa mga layunin ng seguridad, at maaari silang mas ligtas sa pamamagitan ng paggamit ng mga tool tulad ng mga password at pag -encrypt.Ang paghahanap at paghila ng mga dokumento ay nagiging mas madali.

Ang pagsasagawa ng isang paghahanap sa isang hard drive ay karaniwang tumatagal lamang, sa karamihan, ilang minuto.Ang dokumento ay maaaring madaling ma -access, at mabago, na -email, o nakalimbag kung kinakailangan.Napag -alaman ng ilang mga kumpanya na hindi sila maaaring ganap na walang papel, ngunit kahit na ang pagputol sa paggamit ng papel, tulad ng paggamit ng isang digital na sistema ng pag -file upang mag -imbak ng mga mas bagong dokumento, ay maaaring gumawa ng pagkakaiba.Ang mga tanggapan na nais ipatupad ang isang digital na sistema ng pag -file ay kailangang makakuha ng mga karagdagang tool tulad ng mga scanner, at maaari itong tumagal ng isang malaking halaga ng oras upang mai -convert ang mga dokumento sa mga digital na form, ngunit sa sandaling naka -set up ang system, medyo madali itong mapanatili.