Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι εργαλείων διαχείρισης εργασιών;

Οι διάφοροι τύποι εργαλείων διαχείρισης εργασιών χρησιμοποιούν διαφορετικές προσεγγίσεις για αποτελεσματική και επιτυχημένη διαχείριση χρόνου και εργασιών σε βιομηχανίες όπως η μηχανική, η τεχνολογία, η λογιστική και πολλοί άλλοι.Τα καλύτερα εργαλεία χρησιμοποιούν μερικές απλές αλλά βασικές λειτουργίες: μια προβολή σε πραγματικό χρόνο ενός έργου ή εργασίας, εύκολη συνεργασία μεταξύ όλων των σχετικών μερών, εύκολη ενημέρωση και παρακολούθηση και των δύο πόρων που χρησιμοποιούνται και εκείνων που είναι διαθέσιμοι.Τα εργαλεία διαχείρισης εργασιών θα πρέπει επίσης να παρέχουν ευκολία πρόσβασης, εξορθολογισμό εργασιών και διαχείριση έργων πολλαπλών τοποθεσιών.Διαφορετικοί τύποι εργαλείων μπορούν να κατασκευαστούν γύρω από τις διάφορες ανάγκες διαχείρισης εργασίας και χρόνου μιας συγκεκριμένης βιομηχανίας ή γύρω από τη μεθοδολογία διαχείρισης εργασιών.

Οι εταιρείες και οι μικρές επιχειρήσεις πρέπει να είναι σε θέση να διαχειρίζονται ομάδες που μπορεί να διαδοθούν σε όλο τον κόσμο και να εργαστούνδιαφορετικές ζώνες ώρας.Η ικανότητα των εργαλείων διαχείρισης εργασιών να παρέχουν μια λεπτομερή άποψη σε πραγματικό χρόνο, σε όλες τις πτυχές ενός συγκεκριμένου έργου ή σε σύνολο εργασιών είναι κρίσιμη για την επιτυχία της επιχείρησης.Για παράδειγμα, ένας κατασκευαστής δέσμης λέιζερ μπορεί να έχει ένα κεντρικό γραφείο που βρίσκεται στο Τέξας, εκπρόσωποι πωλήσεων που βρίσκονται σε πολλές διαφορετικές χώρες και μια μονάδα παραγωγής στην Ταϊπέι.Εάν ο Πρόεδρος ή ακόμα και ο πιο κατώτερος υπάλληλος απαιτεί πρόσβαση στις λεπτομέρειες ενός συγκεκριμένου έργου, τα ηλεκτρονικά εργαλεία διαχείρισης εργασιών μπορούν να το προσφέρουν σε πραγματικό χρόνο.

Μερικοί τύποι εργαλείων διαχείρισης εργασιών έχουν σχεδιαστεί για να επικεντρωθούν στην ικανοποίηση της ανάγκης συνεργασίας.Αυτά τα εργαλεία διαχείρισης εργασιών επιτρέπουν στους χρήστες να εστιάζουν και να διαχειρίζονται τα δικά τους καθήκοντα και να αποθηκεύουν ή να αποθηκεύουν με ασφάλεια όλα τα σχετικά έγγραφα που σχετίζονται με την εργασία, τις σημειώσεις συνεδριάσεων και τις ομαδικές συζητήσεις.Η συγκέντρωση ορισμένων καθηκόντων σε διάφορες ομάδες μαζί με τις σχετικές πληροφορίες και έγγραφα επιτρέπει την πιο αποτελεσματική συνεργασία της ομάδας.Στο πλαίσιο του παγκόσμιου επιχειρηματικού περιβάλλοντος, η συνεργασία της ομάδας σε πραγματικό χρόνο μεταξύ όλων των εμπλεκόμενων μερών, ανεξάρτητα από τη φυσική τους τοποθεσία, είναι κρίσιμη και επιτρέπει σε μια εταιρεία ή οργανισμό να ολοκληρώσει ταχύτερα καθήκοντα έργου και να κερδίσει περισσότερα κέρδη.Μπορεί επίσης να δημιουργηθεί γύρω από τη σημασία της παροχής της κατάστασης εργασιών και των ενημερώσεων του έργου.Αυτές οι εφαρμογές έχουν σχεδιαστεί για να εργάζονται γύρω από την πρόοδο ενός συγκεκριμένου έργου ή σετ εργασιών.Ορισμένα μέλη που εμπλέκονται σε ένα συγκεκριμένο έργο ενδέχεται να μην συμμετέχουν σε όλα τα έργα στα οποία εργάζεται μια εταιρεία ή οργανισμός.Αυτός ο τύπος εργαλείου διαχείρισης εργασιών διαχωρίζει, οργανώνει και ενημερώνει τα σχετικά μέρη που εμπλέκονται.Ένας διαχειριστής έργου θα πρέπει να ενημερωθεί για όλα τα έργα υπό την άμεση εποπτεία του, ενώ ένας εργαζόμενος χαμηλότερου επιπέδου μπορεί να χρειαστεί μόνο ενημερώσεις κατάστασης για το έργο με το οποίο εμπλέκεται.Αυτοί οι τύποι εργαλείων διαχείρισης εργασιών μπορούν επίσης να ενημερώσουν αυτόματα τα σχετικά μέρη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κειμένου ή άλλων μέσων ψηφιακής επικοινωνίας.