Τι κάνει ένας διευκολυντής συνάντησης;

Ένας διευκολυντής συνάντησης μπορεί να γεμίσει διάφορους ρόλους, ανάλογα με τον τύπο της συνάντησης.Για παράδειγμα, μπορεί να είναι υπεύθυνος για την καταγραφή των πρακτικών και τη διασφάλιση ότι οι ομιλίες, οι συζητήσεις ή οι παρουσιάσεις διατηρούνται στους χρόνους που έχουν κατανεμηθεί.Ορισμένες συναντήσεις μπορεί να αφορά αμφιλεγόμενα ή συναισθηματικά θέματα, οπότε ο διευκολυντής μπορεί να ενεργεί περισσότερο ως συντονιστής της συνάντησης στην περίπτωση αυτή.Μια άλλη τυπική ευθύνη ενός διαμεσολαβητή συνάντησης είναι να διατηρηθεί ο διάλογος σχετικά με την παύση ή την αλλαγή της κατεύθυνσης όταν η συζήτηση απομακρύνεται από το κομμάτι.Γενικά, βοηθά και καθοδηγεί τη διαδικασία χωρίς να προσπαθεί να επηρεάσει το αποτέλεσμα.

Οι οργανώσεις σχεδιάζουν συναντήσεις για διάφορους λόγους.Είναι τυποποιημένη διαδικασία για πολλούς τύπους επιχειρήσεων, ενώ άλλες μπορεί να έχουν συναντήσεις λιγότερο συχνά.Οι τύποι συγκεντρώσεων μπορούν να κυμαίνονται από εβδομαδιαίες συναντήσεις προσωπικού έως εταιρικές εκχωρήσεις που διαρκούν για αρκετές ημέρες.Οι συναντήσεις μπορούν να πραγματοποιηθούν στο γραφείο, σε μια τοποθεσία εκτός του χώρου και ακόμη και σε απευθείας σύνδεση.Ένας διευκολυντής συνάντησης μπορεί να είναι υπάλληλος, όπως μέλος του διοικητικού προσωπικού, ή μπορεί να είναι εξωτερικός σύμβουλος που προσλαμβάνεται ειδικά για να οργανώσει και να διεξάγει συναντήσεις..Μπορεί να δημιουργήσει την ημερήσια διάταξη και να επικοινωνήσει με τους συμμετέχοντες στη συνάντηση, να τους ενημερώσει για τις λεπτομέρειες και να παρέχει προκαταρκτικές πληροφορίες, όπως θέματα συζήτησης.Συχνά, οι διευκολυντές φροντίζουν για λεπτομέρειες υλικοτεχνικής υποστήριξης, όπως η δημιουργία της θέσης της συνάντησης με αναγκαιότητες όπως έπιπλα, προμήθειες και αναψυκτικά.Ξεκινά συνήθως τον διάλογο και μπορεί να διατηρήσει το χρόνο, μετατοπίζοντας το θέμα για να προωθήσει τη συζήτηση όταν είναι απαραίτητο.Συχνά, δεν έχει συμμετοχή στο αποτέλεσμα, αλλά ενεργεί ως αμερόληπτος παράγοντας του οργανισμού.Μπορεί να συμμετάσχει ενθαρρύνοντας τη συζήτηση και βοηθώντας ορισμένα άτομα να συνεισφέρουν.Εκτός από τη λήψη προσωπικών σημειώσεων, μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει ένα μεγάλο συμβούλιο ή άλλα οπτικά βοηθήματα για να συμπληρώσει τη συζήτηση και να επεκταθεί σε ιδέες.

Ένας διευκολυντής συνάντησης συχνά ενεργεί και ως καταγραφέας συνάντησης.Μπορεί ή δεν μπορεί να συμμετάσχει στο διάλογο, αλλά η κύρια λειτουργία του είναι να καταγράψει τα πρακτικά.Αυτό γίνεται συνήθως γράφοντας ή πληκτρολογώντας τα με το χέρι ή χρησιμοποιώντας μια συσκευή εγγραφής.Αργότερα, ο καταγραφέας θα μπορούσε να μεταγράψει τις σημειώσεις και να διανείμει τα πρακτικά ή τις αναφορές συνάντησης ή αναφορές.Η επίδειξη της προσοχής στη λεπτομέρεια και η βοήθεια των συμμετεχόντων προσκολλώνται στους χρόνους που έχουν κατανεμηθεί, ενώ σημειώνουν πρόοδο προς τους δηλωμένους στόχους τους είναι άλλες ευεργετικές δεξιότητες.Σε γενικές γραμμές, η κορυφαία αποτελεσματική συναντήσεις περιλαμβάνει επίσης την προθυμία του διευκολυντή της συνάντησης να παρακολουθήσει τους συμμετέχοντες και να τους βοηθήσει να αναλάβουν δράση προς τυχόν στόχους που περιγράφουν.