Mit csinál a találkozó segítője?

A találkozó segítője a találkozó típusától függően különféle szerepeket tölthet be.Lehet, hogy ő felelős a percek rögzítéséért és annak biztosításáért, hogy a beszédeket, a megbeszéléseket vagy az előadásokat a kiosztott időpontokban tartsák.Egyes találkozók ellentmondásos vagy érzelmi témákról szólhatnak, így a segítő ebben az esetben inkább találkozó moderátorként viselkedik.A találkozó -segítő másik tipikus felelőssége az, hogy a párbeszédet releváns maradjon az irány szünetelésével vagy megváltoztatásával, amikor a beszélgetés nem halad le.Általában elősegíti és irányítja a folyamatot anélkül, hogy megpróbálta befolyásolni az eredményt.

A szervezetek különféle okokból tervezik a találkozókat.Ezek szokásos eljárás sokféle vállalkozás számára, míg másoknak ritkábban tartanak találkozók.Az összejövetelek típusai a heti személyzet üléseitől a vállalati visszavonulásokig terjedhetnek, amelyek több napig tartanak.A találkozók az irodában, a helyszínen kívüli helyen, sőt online is zajlanak.A találkozó segítője lehet olyan alkalmazott, például adminisztratív alkalmazott, vagy pedig külső tanácsadó lehet, amelyet kifejezetten az ülések szervezésére és magatartására béreltek fel.-Lehet, hogy elkészíti a napirendet, és kommunikálhat a találkozó résztvevőivel, tájékoztatja őket a részletekről és előzetes információkat szolgáltat, például a megbeszélés témáit.A segítők gyakran gondoskodnak a logisztikai részletekről, például a találkozó helyének felállításáról olyan szükségletekkel, mint a bútorok, a kellékek és a frissítők.Általában elkezdi a párbeszédet, és megtarthatja az időt, és elmozdíthatja a témát, hogy szükség esetén elősegítse a vitát.Gyakran nincs részesedése az eredményben, hanem a szervezet pártatlan ügynökeként működik.Lehet, hogy a vita ösztönzésével és bizonyos egyének hozzájárulásában segíthet.A személyes jegyzetek felvétele mellett nagy testületet vagy más vizuális segédeszközöket is használhat a vita kiegészítésére és az ötletek kibővítésére is.Lehet, hogy nem vesz részt a párbeszédben, de fő feladata a jegyzőkönyv rögzítése.Ezt általában úgy hajtják végre, hogy kézzel írják vagy gépeljék őket, vagy felvételi eszköz használatával.Később a felvevő átírhatja a jegyzeteket, és terjesztheti az ülés jegyzőkönyvét vagy jelentéseket.

A jó találkozó -segítő egyik jellemzője a pártatlan képesség.A részletekre való figyelem bemutatása és a résztvevők segítése a kiosztott időknek, miközben a kitűzött céljaik felé haladnak, más hasznos készségek.Általánosságban elmondható, hogy a vezető hatékony ülések magukban foglalják a találkozó segítőjének hajlandóságát is, hogy kövessék a résztvevőket, és segítsék őket a felvázolt célok elérése érdekében.