Người hướng dẫn cuộc họp làm gì?

Một người hỗ trợ cuộc họp có thể đảm nhận các vai trò khác nhau, tùy thuộc vào loại cuộc họp.Chẳng hạn, anh ta có thể chịu trách nhiệm ghi lại phút và đảm bảo rằng các bài phát biểu, thảo luận hoặc thuyết trình được giữ theo thời gian được phân bổ của họ.Một số cuộc họp có thể là về các chủ đề gây tranh cãi hoặc cảm xúc, vì vậy người hướng dẫn có thể đóng vai trò là người điều hành cuộc họp trong trường hợp này.Một trách nhiệm điển hình khác của một người hỗ trợ cuộc họp là giữ cho cuộc đối thoại có liên quan bằng cách tạm dừng hoặc thay đổi hướng khi cuộc trò chuyện đi đúng hướng.Nói chung, anh ta hỗ trợ và hướng dẫn quá trình mà không cố gắng ảnh hưởng đến kết quả. Các tổ chức kế hoạch các cuộc họp vì nhiều lý do.Chúng là thủ tục tiêu chuẩn cho nhiều loại hình doanh nghiệp, trong khi những loại khác có thể có các cuộc họp ít thường xuyên hơn.Các loại cuộc tụ họp có thể bao gồm từ các cuộc họp nhân viên hàng tuần đến các khóa tu của công ty kéo dài trong vài ngày.Các cuộc họp có thể diễn ra trong văn phòng, tại một địa điểm ngoài địa điểm và thậm chí trực tuyến.Một người hướng dẫn cuộc họp có thể là một nhân viên, chẳng hạn như một nhân viên hành chính, hoặc anh ta có thể là một nhà tư vấn bên ngoài được thuê đặc biệt để tổ chức và thực hiện các cuộc họp..Anh ta có thể tạo ra chương trình nghị sự và liên lạc với những người tham dự cuộc họp, thông báo cho họ về các chi tiết và cung cấp thông tin trước, chẳng hạn như các chủ đề để thảo luận.Thông thường, người hướng dẫn chăm sóc các chi tiết hậu cần như thiết lập vị trí cuộc họp với các nhu yếu phẩm như đồ nội thất, vật tư và giải khát.

thường được gọi là người điều hành, người hỗ trợ cuộc họp có thể có danh sách các vấn đề hoặc câu hỏi thảo luận.Anh ta thường bắt đầu cuộc đối thoại và có thể giữ thời gian, thay đổi chủ đề để thúc đẩy cuộc thảo luận khi cần thiết.Thông thường, anh ta không có cổ phần trong kết quả nhưng hoạt động như một tác nhân vô tư của tổ chức.Anh ta có thể tham gia bằng cách khuyến khích thảo luận và giúp một số cá nhân đóng góp.Ngoài việc ghi chú cá nhân, anh ta cũng có thể sử dụng một bảng lớn hoặc các phương tiện trực quan khác để bổ sung cho cuộc thảo luận và mở rộng ý tưởng. Một người hỗ trợ cuộc họp thường đóng vai trò là máy ghi âm.Anh ta có thể hoặc không thể tham gia vào cuộc đối thoại, nhưng chức năng chính của anh ta là ghi lại biên bản.Điều này thường được thực hiện bằng cách viết hoặc gõ chúng bằng tay hoặc bằng cách sử dụng thiết bị ghi âm.Sau đó, máy ghi âm có thể phiên âm các ghi chú và phân phối biên bản cuộc họp hoặc báo cáo. Một đặc điểm của người hỗ trợ cuộc họp tốt là khả năng vô tư.Thể hiện sự chú ý đến chi tiết và giúp người tham gia tuân thủ thời gian được phân bổ của họ trong khi đạt được tiến bộ hướng tới các mục tiêu đã nêu của họ là các kỹ năng có lợi khác.Nói chung, các cuộc họp hiệu quả hàng đầu cũng bao gồm sự sẵn sàng của người hỗ trợ cuộc họp để theo dõi với những người tham gia và giúp họ hành động đối với bất kỳ mục tiêu nào mà họ đã vạch ra.