Apa yang dilakukan fasilitator rapat?

Fasilitator pertemuan dapat mengisi berbagai peran, tergantung pada jenis pertemuan.Misalnya, ia mungkin bertanggung jawab untuk merekam menit dan memastikan bahwa pidato, diskusi, atau presentasi disimpan untuk waktu yang ditentukan.Beberapa pertemuan mungkin tentang topik kontroversial atau emosional, sehingga fasilitator mungkin bertindak lebih sebagai moderator pertemuan dalam kasus ini.Tanggung jawab khas lain dari fasilitator pertemuan adalah menjaga dialog tetap relevan dengan berhenti atau mengubah arah ketika percakapan keluar jalur.Secara umum, ia membantu dan membimbing proses tanpa berusaha mempengaruhi hasilnya.

Organisasi merencanakan pertemuan karena berbagai alasan.Mereka adalah prosedur standar untuk banyak jenis bisnis, sementara yang lain mungkin memiliki pertemuan lebih jarang.Jenis pertemuan dapat berkisar dari rapat staf mingguan hingga retret perusahaan yang berlangsung selama beberapa hari.Rapat dapat berlangsung di kantor, di lokasi di luar lokasi, dan bahkan online.Fasilitator pertemuan dapat berupa karyawan, seperti anggota staf administrasi, atau dia mungkin konsultan luar yang disewa secara khusus untuk mengatur dan melakukan pertemuan.

Sebelum pertemuan, seorang fasilitator pertemuan biasanya akan mempersiapkan dengan mengidentifikasi dan meneliti masalah terkait apa pun.Dia mungkin membuat agenda dan berkomunikasi dengan para peserta pertemuan, memberi tahu mereka tentang detailnya dan memberikan informasi terlebih dahulu, seperti topik untuk diskusi.Seringkali, fasilitator mengurus detail logistik seperti menyiapkan lokasi pertemuan dengan kebutuhan seperti furnitur, persediaan, dan minuman.

Sering disebut moderator, fasilitator pertemuan mungkin memiliki daftar masalah atau pertanyaan diskusi.Dia biasanya memulai dialog dan dapat menjaga waktu, menggeser topik untuk memajukan diskusi bila perlu.Seringkali, ia tidak memiliki kepentingan dalam hasilnya tetapi bertindak sebagai agen organisasi yang tidak memihak.Dia mungkin berpartisipasi dengan mendorong diskusi dan membantu orang -orang tertentu berkontribusi.Selain membuat catatan pribadi, ia mungkin juga menggunakan papan besar atau alat bantu visual lainnya untuk melengkapi diskusi dan memperluas ide.

Fasilitator pertemuan sering bertindak sebagai perekam rapat juga.Dia mungkin atau mungkin tidak berpartisipasi dalam dialog, tetapi fungsi utamanya adalah merekam menit.Ini biasanya dilakukan dengan menulis atau mengetiknya dengan tangan, atau dengan menggunakan perangkat perekaman.Kemudian, perekam mungkin menyalin catatan dan mendistribusikan risalah rapat atau laporan.

Salah satu karakteristik dari fasilitator pertemuan yang baik adalah kemampuan untuk tidak memihak.Menunjukkan perhatian pada detail dan membantu peserta mematuhi waktu yang diberikan mereka sambil membuat kemajuan menuju tujuan yang dinyatakan adalah keterampilan menguntungkan lainnya.Secara umum, memimpin pertemuan yang efektif juga mencakup kemauan fasilitator pertemuan untuk menindaklanjuti para peserta dan membantu mereka mengambil tindakan terhadap tujuan apa pun yang mereka uraikan.