Τι είναι η αποϋλοποίηση;

Επίσης γνωστή ως demat, η αποϋλοποίηση είναι μια διαδικασία που απομακρύνεται από τη χρήση της φυσικής τεκμηρίωσης προκειμένου να διατηρηθούν οικονομικά αρχεία.Αντ 'αυτού, η αποϋλοποίηση χρησιμοποιεί εργαλεία διατήρησης ηλεκτρονικών αρχείων για να παρακολουθεί όλους τους τύπους χρηματοοικονομικών συναλλαγών.Το φάσμα των εγγράφων που μπορούν να διαχειριστούν αποτελεσματικά με τις εφαρμογές λογισμικού περιλαμβάνουν σχεδόν τα πάντα, από τα βασικά λογιστικά αρχεία έως τα πιστοποιητικά αποθεμάτων.

Ένα από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα αυτής της προσέγγισης στην ηλεκτρονική λογιστική είναι ότι η ανάγκη να αποθηκεύονται φυσικά αντίγραφα ισολογισμών και άλλων λογιστικών εγγράφων δεν υπάρχει πλέον.Χάρη στην τεχνολογία σάρωσης, είναι ακόμη δυνατό να γίνει ηλεκτρονικά αντίγραφα των εγγράφων υποστήριξης που παρέχουν αναφορές για τα στοιχεία γραμμής στα ηλεκτρονικά λογιστικά αρχεία.Όλα μπορούν να στεγαστούν με ευκολία σε σκληρό δίσκο ή διακομιστή.Προκειμένου να προστατευθεί από την απώλεια ή τη διαφθορά, τα αρχεία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας μπορούν εύκολα να κατασκευαστούν και να αποθηκευτούν εκτός του χώρου.

Παράλληλα με τα βασικά λογιστικά αρχεία, η αποϋλοποίηση καθιστά επίσης δυνατή την εξάλειψη της ανάγκης για φυσικά πιστοποιητικά αποθεμάτων.Τα ηλεκτρονικά αντίγραφα των αποθεμάτων μπορούν να αρχειοθετηθούν για εύκολη ανάκτηση.Σε περίπτωση που ο μέτοχος χρειάζεται γρήγορα αντίγραφα των αποθεμάτων, μπορούν να έχουν πρόσβαση και να μεταδίδονται με ηλεκτρονικές μεθόδους, όπως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή προστατευμένη μετάδοση FTP.

Η αποϋλοποίηση καθιστά επίσης δυνατό τα εξουσιοδοτημένα άτομα να συνεργάζονται ταυτόχρονα με τα ίδια έγγραφα.Με φυσικές μεθόδους λογιστικής, είναι συχνά δύσκολο για δύο άτομα να εργάζονται στα βιβλία ταυτόχρονα.Όταν η λογιστική διαδικασία είναι εντελώς ηλεκτρονική, αρκετοί άνθρωποι μπορούν να εκτελούν διαφορετικές λειτουργίες ταυτόχρονα.Είναι δυνατό για μια ομάδα να δημιουργήσει νέα τιμολόγια, να μεταφερθούν μετά τις πληρωμές για προηγούμενα τιμολόγια και να προετοιμάσει ένα ευρύ φάσμα αναφορών ταυτόχρονα.

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η διαδικασία αποϋλοποίησης μπορεί να ωφελήσει τους χρήστες με διάφορους τρόπους.Η τήρηση αρχείων απαιτεί πολύ λιγότερο χώρο, μπορεί να προσεγγιστεί με ευκολία από απομακρυσμένες τοποθεσίες και επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση στα λογιστικά βιβλία ταυτόχρονα.Επί του παρόντος, υπάρχουν πακέτα λογισμικού που βασίζονται σε αμοιβές, καθώς και δωρεάν λογισμικά λογιστικής και χρηματοοικονομικού αρχείου που μπορούν να βοηθήσουν με ευκολία οποιαδήποτε εταιρεία ή οργανισμό για την επίτευξη πλήρους κατάστασης αποϋλοποίησης.Στην περίπτωση λογισμικού λογιστικής, υπάρχουν επίσης ηλεκτρονικά προϊόντα που επιτρέπουν σε ένα άτομο ή μια εταιρεία να δημιουργήσει ένα σύνολο εικονικών βιβλίων.Ασφαλώς φορτωμένο στους διακομιστές για το προϊόν, τα εξουσιοδοτημένα άτομα μπορούν να έχουν πρόσβαση και να συνεργαστούν με τα αρχεία από οποιαδήποτε τοποθεσία με ενεργό σύνδεση στο διαδίκτυο.