Phi vật chất hóa là gì?

Còn được gọi là demat, phi vật chất hóa là một quá trình tránh xa việc sử dụng tài liệu vật lý để duy trì hồ sơ tài chính.Thay vào đó, phi vật chất hóa sử dụng các công cụ lưu giữ hồ sơ điện tử để theo dõi tất cả các loại giao dịch tài chính.Phạm vi tài liệu có thể được quản lý hiệu quả với các ứng dụng phần mềm bao gồm tất cả mọi thứ, từ hồ sơ kế toán cơ bản đến chứng chỉ chứng khoán.Một trong những lợi thế chính của phương pháp này đối với sổ sách điện tử này là nhu cầu lưu trữ vật lý các bản sao của bảng cân đối kế toán và các tài liệu kế toán khác không còn tồn tại.Nhờ công nghệ quét, thậm chí có thể tạo các bản sao điện tử của các tài liệu hỗ trợ cung cấp tài liệu tham khảo cho các mục dòng trong hồ sơ kế toán điện tử.Mọi thứ có thể được đặt một cách dễ dàng trên ổ cứng hoặc máy chủ.Để bảo vệ chống lại mất mát hoặc tham nhũng, các tệp sao lưu có thể dễ dàng thực hiện và lưu trữ ngoài trang web.Cùng với hồ sơ kế toán cơ bản, phi vật chất hóa cũng có thể loại bỏ với nhu cầu chứng chỉ chứng khoán vật lý.Các bản sao điện tử của các cổ phiếu có thể được lưu trữ để dễ dàng truy xuất.Trong trường hợp cổ đông cần bản sao của các cổ phiếu một cách nhanh chóng, chúng có thể được truy cập và truyền bằng các phương thức điện tử, chẳng hạn như email hoặc truyền FTP được bảo vệ.

Tái sinh hóa cũng giúp các cá nhân được ủy quyền có thể làm việc với cùng một tài liệu cùng một lúc.Với các phương pháp kế toán vật lý, thường có hai người làm việc trên sách cùng một lúc.Khi quá trình kế toán hoàn toàn điện tử, một số người có thể thực hiện các chức năng khác nhau cùng một lúc.Một nhóm có thể tạo hóa đơn mới, các khoản thanh toán nhận được cho các hóa đơn trong quá khứ và chuẩn bị một loạt các báo cáo cùng một lúc.Không có nghi ngờ rằng quá trình phi vật chất hóa có thể mang lại lợi ích cho người dùng theo nhiều cách.Lưu giữ hồ sơ yêu cầu ít không gian hơn, có thể được truy cập dễ dàng từ các địa điểm từ xa và cho phép nhiều người dùng truy cập đồng thời các sổ kế toán.Hiện tại, có các gói phần mềm hồ sơ tài chính và kế toán tài chính dựa trên phí cũng có thể hỗ trợ bất kỳ công ty hoặc tổ chức nào để đạt được trạng thái toàn diện hóa phi vật chất một cách dễ dàng.Trong trường hợp phần mềm kế toán, cũng có các sản phẩm trực tuyến cho phép một cá nhân hoặc một công ty thiết lập một bộ sách ảo.Được tải một cách an toàn vào các máy chủ cho sản phẩm, các cá nhân được ủy quyền có thể truy cập và làm việc với các hồ sơ từ bất kỳ vị trí nào có kết nối Internet hoạt động.