Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι εργασιών ελεγκτή εγγράφων;
Οι εργασίες του ελεγκτή εγγράφων περιλαμβάνουν την αναθεώρηση γραπτού υλικού για μια εταιρεία για να εξασφαλίσει ότι τηρεί μια συγκεκριμένη σειρά προτύπων.Σε κυβερνητικές βιομηχανίες όπως η υγειονομική περίθαλψη ή η εκπαίδευση, αυτοί οι επαγγελματίες ενδέχεται να είναι υπεύθυνοι για την εξασφάλιση ομοιόμορφων διαδικασιών για την αναθεώρηση των εγγράφων, τη διαχείριση των αλλαγών και την αποθήκευση, όπως ορίζονται από τους ρυθμιστικούς οργανισμούς.Ο έλεγχος εγγράφων μπορεί επίσης να ενσωματωθεί με άλλους επαγγελματικούς ρόλους, συμπεριλαμβανομένων των τεχνικών συγγραφέων ή προσωπικού διασφάλισης ποιότητας.Υπάρχουν επίσης πολλά πακέτα λογισμικού που είναι κατασκευασμένα για να βοηθήσουν τις εταιρείες να διαχειρίζονται κύκλους ζωής εγγράφων και οι εργασίες ελεγκτών εγγράφων ενδέχεται να περιλαμβάνουν συνεργασία με αυτά τα προγράμματα.Αυτοί οι επαγγελματίες μπορούν επίσης να συνεργαστούν με εξωτερικούς προμηθευτές, συμπεριλαμβανομένων των εκτυπωτών, των μεταφραστών και των διόρθωστων, για να διασφαλιστεί ότι τα εταιρικά πρότυπα διατηρούνται κατά τη διάρκεια όλων των σταδίων παραγωγής εγγράφων.
Μια εταιρική περιοχή όπου είναι συχνά διαθέσιμες εργασίες ελεγκτών εγγράφων είναι η συμμόρφωση με την κανονιστική κανονιστική.Οι θέσεις τους μπορεί να περιλαμβάνουν την ενημέρωση και την αναθεώρηση της διαδικασίας τεκμηρίωσης για να βεβαιωθείτε ότι αντικατοπτρίζει τις πιο πρόσφατες πρακτικές της εταιρείας καθώς και την παροχή ειδοποίησης για οποιεσδήποτε αλλαγές στους σχετικούς ρυθμιστικούς φορείς.Οι ελεγκτές εγγράφων ενδέχεται επίσης να είναι υπεύθυνοι για τον εντοπισμό των νομικών απαιτήσεων για την τεκμηρίωση της αλλαγής και τη διασφάλιση ότι οποιεσδήποτε εταιρικές αλλαγές κοινοποιούνται και εκτελούνται σωστά.Οι θέσεις εργασίας του ελεγκτή εγγράφων στις ρυθμιστικές υποθέσεις συνήθως δεν είναι θέσεις εισόδου σε επίπεδο, καθώς απαιτούν κάποιο επίπεδο εξοικείωσης με την εταιρεία ή με τις κυβερνητικές υπηρεσίες που εμπλέκονται στη συγκεκριμένη βιομηχανία.
Άλλες εργασίες ελεγκτή εγγράφων ενδέχεται να είναι διαθέσιμες για τους αιτούντες εισόδου και συχνά περιλαμβάνουν πιο βασικές διοικητικές λειτουργίες, όπως η ενημέρωση των βάσεων δεδομένων εγγράφων και του συστήματος αρχειοθέτησης, καθώς και η ανάθεση αριθμών αναγνώρισης στη βιβλιογραφία.Μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνοι για τη διευκόλυνση της αναθεώρησης και του ελέγχου τεκμηρίωσης τόσο από εσωτερικές όσο και από εξωτερικές ομάδες.Αυτά τα καθήκοντα μπορούν να συνδυαστούν με άλλες γενικές διοικητικές λειτουργίες όπως η εισαγωγή δεδομένων και η διαχείριση αρχείων.
Η συντριπτική πλειοψηφία των επιχειρηματικών οντοτήτων χρησιμοποιεί το λογισμικό ελέγχου εγγράφων για τον εντοπισμό, την ενημέρωση και την αποθήκευση της βιβλιογραφίας τους.Ορισμένες εργασίες ελεγκτή εγγράφων συνίστανται στη χρήση αυτού του λογισμικού για την ενημέρωση και τη διατήρηση ηλεκτρονικών συστημάτων πληροφοριών.Οι άνθρωποι που εργάζονται σε αυτόν τον τομέα μπορούν επίσης να συγκεντρώσουν σχετικά τεκμηρίωση για την αρχειοθέτηση και να βοηθήσουν να διασφαλιστεί ότι τα δημόσια έγγραφα συμμορφώνονται με τα εταιρικά πρότυπα για το branding και τις νομικές ανησυχίες.Μπορούν επίσης να διασφαλίσουν ότι τα αρχεία τεκμηρίωσης είναι τρέχοντα και συμμορφώνονται με τις σχετικές πολιτικές και διαδικασίες για τον έλεγχο των εγγράφων.Άλλοι υπάλληλοι ενδέχεται να εξετάζουν αυτούς τους επαγγελματίες για καθοδήγηση όταν αναζητούν εταιρική λογοτεχνία.Μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην προετοιμασία γραπτών τεμαχίων, όπως προσφορές, προτάσεις και αιτήσεις χορήγησης, εξασφαλίζοντας ότι ακολουθούν τις ισχύουσες απαιτήσεις.