Τι κάνει ένας διοικητικός γραμματέας;

Ένας υψηλόβαθμος διοικητικός γραμματέας συνήθως ανατίθεται σε εκτελεστικό ή τμήμα και μπορεί να είναι υπεύθυνος για εργαζόμενους χαμηλότερης βαθμίδας όπως οι ρεσεψιονίστ ή οι βοηθοί μερικής απασχόλησης.Αυτή η θέση είναι συνήθως μια άμεση αναφορά του τμήματος ή του ατόμου.Ένας διοικητικός γραμματέας θα πρέπει να είναι γραμματέας υπολογιστών, να έχει οργανωτικές δεξιότητες και ανθρώπους και να είναι σε θέση να χειριστεί καθήκοντα συνάντησης, έρευνα και ταξιδιωτικές ρυθμίσεις.Η θέση συνήθως διοικεί υψηλότερες αμοιβές, ειδικά εάν η εργασία είναι εξειδικευμένη. Οι βοηθοί μπορούν να εκτελούν γενικά καθήκοντα, όπως η απάντηση στο τηλέφωνο, την αλληλογραφία, την κατάθεση και τη διαχείριση ταχυδρομείου της Εταιρείας, αλλά ο διοικητικός γραμματέας είναι συνήθως υπεύθυνος για μόνο το τμήμα ή το εκτελεστικό..Ορισμένα τμήματα που χρησιμοποιούν εξειδικευμένους βοηθούς περιλαμβάνουν ανθρώπινους πόρους, λογιστικά και νόμιμα.Ο Γραμματέας μπορεί να ενεργεί ως σύνδεσμος μεταξύ του τμήματος ή της εκτελεστικής εξουσίας και του υπόλοιπου γραφείου και μπορεί επίσης να ασχοληθεί άμεσα με τους πελάτες.

Οι απαιτήσεις για μια θέση διοικητικής γραμματέας περιλαμβάνουν τη δυνατότητα χρήσης όλων των τεχνολογιών γραφείου, όπως υπολογιστές με διάφορα λογισμικάκαι μερικές φορές μια συσκευή υπαγόρευσης.Πολλές εταιρείες σήμερα αναζητούν υποψηφίους που κατέχουν πτυχίο, αλλά η προηγούμενη εμπειρία μπορεί να εξεταστεί, εκτός εάν η εργασία είναι εξαιρετικά εξειδικευμένη.Οι νομικοί γραμματείς, για παράδειγμα, θα χρειαστούν συγκεκριμένη κατάρτιση για να συνεργαστούν με έγγραφα του δικαστηρίου.Οι ιατρικοί γραμματείς πρέπει να γνωρίζουν τη χρέωση και την κωδικοποίηση μαζί με την ιατρική ορολογία.

Οι διοικητικοί γραμματείς συχνά θα κληθούν να δημιουργήσουν συναντήσεις και κλήσεις συνεδρίων μεταξύ του αφεντικού, άλλων στελεχών και των πελατών και των εκδηλώσεων για το γραφείο ή τους επισκέπτες.Η ικανότητα στην εξεύρεση πληροφοριών στο διαδίκτυο και στη διατήρηση επαφών με τους πωλητές είναι χρήσιμη, όπως είναι η εμπειρία στην πραγματοποίηση ρυθμίσεων ταξιδιού.Στους ανθρώπινους πόρους και τη λογιστική, η δυνατότητα διατήρησης της εμπιστευτικότητας είναι σημαντική όταν ασχολείται με τα ιδιωτικά αρχεία των εργαζομένων και τις οικονομικές πληροφορίες.

Ο κάτοχος αυτής της θέσης μπορεί να ζητηθεί να βοηθήσει με την κατάρτιση και την επίβλεψη υπαλλήλων χαμηλότερου επιπέδου.Με τις εταιρείες να συνδυάζουν όλο και περισσότερο τις ευθύνες, ένας διοικητικός γραμματέας μπορεί να αποκτήσει εμπειρία διαχείρισης στο χρονικό διάστημα, τον προγραμματισμό και την ανάθεση.Αυτό θα βοηθήσει στην προώθηση μιας εταιρείας σε θέση στη διοίκηση ή στη διοίκηση γραφείου.Οι υποψήφιοι για μια δουλειά διαχειριστή γραφείου θα χρειαστούν άριστες δεξιότητες ανθρώπων καθώς και γνώση των πολιτικών της εταιρείας και των πειθαρχικών μέτρων.

Για όσους αναζητούν καριέρα ως διοικητικός γραμματέας, μαθήματα επιχειρήσεων σε κοινοτικό κολέγιο ή πανεπιστήμιο μπορεί να παράσχει οδηγίες στα προγράμματα υπολογιστών, μαθηματικά, την τήρηση αρχείων και τις επικοινωνίες.Η επαγγελματική πιστοποίηση είναι διαθέσιμη για τους γενικούς βοηθούς και όσους επιθυμούν να εισέλθουν στους νομικούς και ιατρικούς τομείς.Σε πολλές περιπτώσεις, ένας βαθμός ή πιστοποιητικό μπορεί να διοικήσει υψηλότερο μισθό.Τα προγράμματα λογιστικών και ανθρώπινων πόρων θα ωφελήσουν τους αναζητούντες εργασία που ενδιαφέρονται για αυτούς τους τομείς διοικητικής εργασίας.