Thư ký hành chính làm gì?

Một thư ký hành chính cấp cao thường được chỉ định cho một giám đốc điều hành hoặc bộ phận, và có thể phụ trách các nhân viên cấp thấp hơn như nhân viên tiếp tân hoặc trợ lý bán thời gian.Vị trí này thường là một báo cáo trực tiếp của bộ phận hoặc cá nhân.Một thư ký hành chính sẽ cần phải biết chữ máy tính, có kỹ năng tổ chức và con người và có thể xử lý các nhiệm vụ gặp gỡ, nghiên cứu và sắp xếp du lịch.Vị trí thường ra lệnh trả lương cao hơn, đặc biệt là nếu công việc được chuyên..Một số bộ phận sử dụng các trợ lý chuyên ngành bao gồm nguồn nhân lực, kế toán và pháp lý.Thư ký có thể đóng vai trò là người liên lạc giữa bộ phận hoặc giám đốc điều hành và phần còn lại của văn phòng, và cũng có thể giải quyết trực tiếp khách hàng. Yêu cầu đối với vị trí thư ký hành chính bao gồm khả năng sử dụng tất cả công nghệ văn phòng, chẳng hạn như máy tính với các phần mềm khác nhauVà đôi khi là một thiết bị chính tả.Nhiều công ty ngày nay tìm kiếm ứng viên giữ bằng cấp, nhưng kinh nghiệm trước đó có thể được xem xét thay thế trừ khi công việc rất chuyên môn.Thư ký pháp lý, ví dụ, sẽ cần đào tạo cụ thể để làm việc với các tài liệu của tòa án.Thư ký y tế phải biết thanh toán và mã hóa cùng với thuật ngữ y tế. Thư ký hành chính thường sẽ được yêu cầu thiết lập các cuộc họp và cuộc gọi hội nghị giữa ông chủ, các giám đốc điều hành khác và khách hàng, và lên kế hoạch cho các sự kiện cho văn phòng hoặc khách truy cập.Kỹ năng tìm kiếm thông tin trực tuyến và duy trì liên hệ với các nhà cung cấp là hữu ích, cũng như kinh nghiệm trong việc sắp xếp du lịch.Trong nguồn nhân lực và kế toán, khả năng duy trì tính bảo mật là rất quan trọng khi giao dịch với hồ sơ nhân viên tư nhân và thông tin tài chính. Chủ sở hữu của vị trí này có thể được yêu cầu hỗ trợ đào tạo và giám sát nhân viên cấp thấp hơn.Với các công ty ngày càng kết hợp trách nhiệm, một thư ký hành chính có thể có được kinh nghiệm quản lý trong việc chấm công, lập kế hoạch và ủy thác.Điều này sẽ hỗ trợ trong việc tiến lên trong một công ty vào một vị trí trong quản trị hoặc quản lý văn phòng.Các ứng viên cho công việc quản trị văn phòng sẽ cần những kỹ năng tuyệt vời của mọi người cũng như kiến thức về chính sách của công ty và các biện pháp kỷ luật. Đối với những người tìm kiếm sự nghiệp là thư ký hành chính, các khóa học kinh doanh tại một trường cao đẳng cộng đồng hoặc đại học có thể cung cấp hướng dẫn về các chương trình máy tính, toán học, lưu giữ hồ sơ, và truyền thông.Chứng nhận chuyên nghiệp có sẵn cho các trợ lý chung và những người muốn tham gia các lĩnh vực pháp lý và y tế.Trong nhiều trường hợp, bằng cấp hoặc chứng chỉ có thể chỉ huy một mức lương cao hơn.Các chương trình về kế toán và nguồn nhân lực sẽ có lợi cho những người tìm việc, những người quan tâm đến các lĩnh vực công việc hành chính đó.