Τι είναι η εντολή απαίτησης αγοράς;

Γενικά, μια εντολή απαίτησης αγοράς είναι ένα έντυπο που ζητά να αγοραστεί ένα στοιχείο.Αυτές οι παραγγελίες χρησιμοποιούνται συχνά από μεγαλύτερες εταιρείες και οργανισμούς για τη διαχείριση των αγορών και του κόστους.Ένα κεντρικό τμήμα επεξεργασίας, που συχνά ονομάζεται τμήμα αγορών, συνήθως αξιολογεί τις παραγγελίες και καθορίζει από πού να τις προέρχεται από.Μόλις καθοριστεί αυτό, η εντολή απαίτησης αγοράς μετατρέπεται γενικά σε εντολή αγοράς για να προμηθεύσει τα στοιχεία που ζητούνται από έναν πωλητή.Και στις δύο περιπτώσεις, τα έντυπα απαιτούν τους ίδιους τύπους πληροφοριών, όπως το όνομα και το τμήμα του αιτούντος, οποιονδήποτε ισχύοντα αριθμούς λογαριασμών, αριθμούς εξαρτημάτων και περιγραφές των ζητούμενων στοιχείων και οποιονδήποτε προτεινόμενοι πωλητές για την πηγή των προϊόντων από.Εάν σε απευθείας σύνδεση, τα έντυπα ενδέχεται να υποβληθούν ηλεκτρονικά μέσω ειδικού λογισμικού απαιτήσεων ή μπορεί να χρειαστεί να εκτυπωθούν και να διαβιβαστούν σαν παραδοσιακές μορφές χαρτιού.Για παράδειγμα, εάν ένας υπάλληλος χρειάζεται έναν νέο φορητό υπολογιστή, μπορεί να υποχρεωθεί να υποβάλει μια εντολή απαίτησης αγοράς για αυτό.Σε περιπτώσεις μεμονωμένων παραγγελιών όπως αυτό, το έντυπο πρέπει συχνά να εγκριθεί πρώτα από έναν διευθυντή ή επικεφαλής του τμήματος προτού αποσταλεί σε ένα κεντρικό τμήμα αγορών για περαιτέρω αξιολόγηση.Συχνά αξιολογείται για να διαπιστωθεί αν το στοιχείο είναι πραγματικά απαραίτητο και αν υπάρχουν χρήματα που διατίθενται γι 'αυτό.Εάν πληρούνται οι προϋποθέσεις αυτές, το τμήμα αγορών θα καθορίσει γενικά από πού θα προχωρήσει το στοιχείο, χρησιμοποιώντας μια λίστα με αξιόπιστους πωλητές.Στην περίπτωση δαπανηρών αγορών, μπορούν να αναζητήσουν προσφορές από διάφορους πωλητές για να βρουν τους πιο ανταγωνιστικούς όρους.Μπορεί να δοθεί προτίμηση σε οποιονδήποτε προμηθευτή που αναφέρεται στο έντυπο απαίτησης, αν και ορισμένα τμήματα αγορών έχουν την εξουσία να λάβουν την τελική απόφαση προμήθειας με βάση το καλύτερο για τον οργανισμό.Μόλις εγκριθούν οι τελικές λεπτομέρειες, εκδίδεται γενικά μια εντολή αγοράς για να ολοκληρωθεί η συναλλαγή με τον επιλεγμένο προμηθευτή.Είναι συνήθως η τελική εντολή αγοράς που συνιστά σύμβαση μεταξύ της εταιρείας και του πωλητή.Ορισμένες οργανώσεις μπορούν, ωστόσο, να χρησιμοποιήσουν παραγγελίες απαίτησης αγοράς εναλλακτικά με τις παραγγελίες αγοράς.Σε αυτές τις περιπτώσεις, η εντολή απαίτησης αγοράς μπορεί να χρησιμοποιηθεί απευθείας με τον πωλητή ως σύμβαση για την αγορά ενός συγκεκριμένου στοιχείου, χωρίς να απαιτείται δευτερεύουσα εντολή αγοράς.