Đơn đặt hàng yêu cầu mua hàng là gì?

Nói chung, đơn đặt hàng yêu cầu mua hàng là một hình thức yêu cầu mua một mặt hàng.Các đơn đặt hàng này thường được sử dụng bởi các công ty và tổ chức lớn hơn để quản lý mua hàng và chi phí.Một bộ phận xử lý trung tâm, thường được gọi là bộ phận mua hàng, thường đánh giá các đơn đặt hàng và xác định nơi để lấy nguồn chúng.Khi điều này được xác định, đơn đặt hàng yêu cầu mua hàng thường được chuyển đổi thành một đơn đặt hàng để mua các mặt hàng được yêu cầu từ nhà cung cấp.

Đơn đặt hàng yêu cầu thường đến dưới dạng hình thức giấy hoặc tài liệu trực tuyến.Trong cả hai trường hợp, các biểu mẫu yêu cầu các loại thông tin tương tự, chẳng hạn như tên và bộ phận của người yêu cầu, bất kỳ số tài khoản hiện hành, số bộ phận và mô tả của các mặt hàng được yêu cầu và bất kỳ nhà cung cấp được đề xuất nào để nguồn sản phẩm từ đó.Nếu trực tuyến, các biểu mẫu có thể được gửi bằng điện tử thông qua phần mềm yêu cầu đặc biệt hoặc chúng có thể cần được in ra và chuyển tiếp như các hình thức giấy truyền thống. Thông thường, quá trình mua hàng bắt đầu ở cấp độ cá nhân hoặc bộ phận.Ví dụ: nếu một nhân viên cần một máy tính xách tay mới, anh ta hoặc cô ta có thể được yêu cầu gửi đơn đặt hàng yêu cầu mua hàng cho nó.Trong các trường hợp các đơn đặt hàng riêng lẻ như thế này, biểu mẫu trước tiên phải được người quản lý hoặc người đứng đầu bộ phận chấp thuận trước khi được gửi đến một bộ phận mua hàng tập trung để đánh giá thêm.Thường được đánh giá để xem liệu mặt hàng này có thực sự cần thiết không và nếu có tiền được phân bổ cho nó.Nếu các điều kiện này được đáp ứng, bộ phận mua hàng sau đó sẽ xác định nơi tìm nguồn hàng từ đó, sử dụng danh sách các nhà cung cấp đáng tin cậy.Trong trường hợp mua hàng đắt tiền, họ có thể tìm kiếm giá thầu từ một số nhà cung cấp để tìm các điều khoản cạnh tranh nhất.Ưu tiên có thể được trao cho bất kỳ nhà cung cấp nào được trích dẫn trên mẫu yêu cầu, mặc dù một số bộ phận mua hàng có thẩm quyền để đưa ra quyết định tìm nguồn cung ứng cuối cùng dựa trên những gì tốt nhất cho tổ chức.Khi các chi tiết cuối cùng được phê duyệt, một đơn đặt hàng thường được ban hành để hoàn thành giao dịch với nhà cung cấp đã chọn.

riêng, một đơn đặt hàng yêu cầu mua hàng thường không có quyền mua chính thức.Nó thường là đơn đặt hàng cuối cùng cấu thành hợp đồng giữa công ty và nhà cung cấp.Tuy nhiên, một số tổ chức có thể sử dụng các đơn đặt hàng yêu cầu mua hàng thay thế cho các đơn đặt hàng.Trong những trường hợp này, đơn đặt hàng yêu cầu mua hàng có thể được sử dụng trực tiếp với nhà cung cấp làm hợp đồng để mua một mặt hàng cụ thể, không yêu cầu đơn đặt hàng thứ cấp.