Apa itu pesanan permintaan pembelian?

Secara umum, pesanan permintaan pembelian adalah formulir yang meminta barang yang akan dibeli.Pesanan ini sering digunakan oleh perusahaan dan organisasi besar untuk mengelola pembelian dan biaya.Departemen pemrosesan pusat, sering disebut departemen pembelian, biasanya mengevaluasi pesanan dan menentukan dari mana sumbernya.Setelah ini ditentukan, pesanan permintaan pembelian umumnya dikonversi menjadi pesanan pembelian untuk mendapatkan barang -barang yang diminta dari vendor.

Pesanan permintaan pembelian sering kali datang sebagai formulir kertas atau dokumen online.Dalam kedua kasus tersebut, formulir memerlukan jenis informasi yang sama, seperti nama dan departemen pemohon, nomor akun yang berlaku, nomor bagian dan deskripsi item yang diminta, dan setiap vendor yang disarankan untuk mencari produk dari.Jika online, formulir dapat diserahkan secara elektronik melalui perangkat lunak permintaan khusus, atau mereka mungkin perlu dicetak dan diteruskan seperti formulir kertas tradisional.

Biasanya, proses pembelian dimulai pada tingkat individu atau departemen.Misalnya, jika seorang karyawan membutuhkan komputer laptop baru, ia mungkin diminta untuk mengirimkan pesanan permintaan pembelian untuk itu.Dalam kasus -kasus pesanan individu seperti ini, formulir harus sering disetujui oleh manajer atau kepala departemen sebelum dikirim ke departemen pembelian terpusat untuk evaluasi lebih lanjut.

Ketika pesanan permintaan pembelian tiba di departemen pembelian, itu terjadiSering dievaluasi untuk melihat apakah barang tersebut benar -benar dibutuhkan dan jika ada uang yang dialokasikan untuk itu.Jika kondisi ini dipenuhi, departemen pembelian akan secara umum akan menentukan dari mana harus mencari item, menggunakan daftar vendor tepercaya.Dalam hal pembelian mahal, mereka dapat mencari tawaran dari beberapa vendor untuk menemukan persyaratan paling kompetitif.Preferensi dapat diberikan kepada vendor mana pun yang dikutip pada formulir permintaan, meskipun beberapa departemen pembelian memiliki wewenang untuk membuat keputusan sumber akhir berdasarkan apa yang terbaik untuk organisasi.Setelah rincian akhir disetujui, pesanan pembelian umumnya dikeluarkan untuk menyelesaikan transaksi dengan vendor yang dipilih.

Sendiri, pesanan permintaan pembelian sering tidak memiliki daya beli resmi.Biasanya pesanan pembelian akhir yang merupakan kontrak antara perusahaan dan vendor.Namun, beberapa organisasi dapat menggunakan pesanan permintaan pembelian secara bergantian dengan pesanan pembelian.Dalam kasus ini, pesanan permintaan pembelian dapat digunakan secara langsung dengan vendor sebagai kontrak untuk membeli barang tertentu, tanpa diperlukan pesanan pembelian sekunder.