Τι είναι το σύστημα διαχείρισης περιεχομένου (CMS);

Περισσότερο από οποιοδήποτε άλλο εμπόρευμα, η σύγχρονη επιχείρηση τροφοδοτείται από πληροφορίες.Η έναρξη των ηλεκτρονικά δημιουργημένων μέσων έχει μετατρέψει την οικονομία μας σε μια οικονομία πληροφόρησης, με τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις να έχουν περιεχόμενο να ανέρχονται, σε ορισμένες περιπτώσεις, αρκετές terabytes πληροφοριών.Εάν η σημερινή εταιρεία Fortune 500 είχε όλες τις πληροφορίες της σε έντυπη μορφή, θα χρειαζόταν ένας στρατός αρχείων γραμματέων μόνο για να παρακολουθεί όλα αυτά.

Πολλοί οργανισμοί έχουν τόσο εσωτερικές όσο και εξωτερικές παρουσίες στο διαδίκτυο, οι οποίες μπορεί να περιέχουν τεράστιες ποσότητες τακτικών ενημερωμένων πληροφοριών.Η διαχείριση περιεχομένου στο διαδίκτυο είναι ένα σημαντικό υποσύνολο διαχείρισης περιεχομένου και αναφέρεται σε προγράμματα και εξοπλισμό που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση αυτού του περιεχομένου που βασίζεται στο διαδίκτυο. Τα συστήματα διαχείρισης περιεχομένου είναι ηλεκτρονικά συστήματα που λαμβάνουν δεδομένα και οργανώνουν, έτσι ώστε να μπορούν να ανακτηθούν, να αναζητηθούν καιΕνημερώθηκε εύκολα και μοιράζεται σε ολόκληρο τον οργανισμό.Το βασικό συστατικό είναι η τεχνολογία βάσης δεδομένων, αν και ένα CMS είναι κάτι περισσότερο από μια βάση δεδομένων.Περιλαμβάνει εξελιγμένη τεχνολογία αναζήτησης και κλιμακωτούς μηχανισμούς αποθήκευσης που μπορούν να περιστρέφουν περιεχόμενο σε διάφορους τύπους αποθηκευτικού χώρου που βασίζονται σε υλικό (CD-ROM, TAPE κ.λπ.), ανάλογα με το πόσο συχνά είναι προσβάσιμη.

Ένα CMS, επειδή προορίζεται να διαχειριστεί όλους τους τύπους πληροφοριών, ανεξάρτητα από τη μορφή, πρέπει επίσης να προσφέρει υψηλό επίπεδο διαλειτουργικότητας εγγράφων.Δηλαδή, όλα τα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων επεξεργασίας κειμένου, των υπολογιστικών φύλλων, των βάσεων δεδομένων, των αρχείων .pdf και οποιουδήποτε άλλου τύπου αρχείου, πρέπει να κατηγοριοποιηθούν και να αναφερθούν σε εξέλιξη έτσι ώστε όταν διεξάγεται μια αναζήτηση, όλες οι σχετικές πληροφορίες θα είναι διαθέσιμες, ανεξάρτηταπροέλευσης ή μορφής.Επιπλέον, η διαλειτουργικότητα μεταξύ των συστημάτων διαχείρισης περιεχομένου έχει γίνει απαραίτητη, έτσι ώστε οι πολλαπλές οργανώσεις και οι κυβερνητικές υπηρεσίες να μπορούν να μοιράζονται πληροφορίες όταν είναι απαραίτητο, ακόμη και αν χρησιμοποιούν διαφορετικά συστήματα.Το σύστημα διαχείρισης πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη την εξουσιοδότηση και να παράσχει μια εγκατάσταση έτσι ώστε ένας διαχειριστής να μπορεί να καθορίσει ποιοι παραλήπτες μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση σε ποιο περιεχόμενο.Τα δικαιώματα πρόσβασης εγγράφων θα πρέπει να μπορούν να καθορίζονται στο επίπεδο ενός μεμονωμένου χρήστη.

Άλλα σημαντικά στοιχεία ενός συστήματος διαχείρισης περιεχομένου περιλαμβάνουν τη δυνατότητα να καταγράφουν εύκολα τους μεγάλους όγκους των εγγράφων αυτόματα, την ικανότητα επαναχρησιμοποίησης εγγράφων και να τα επανασυναρμολογούν σε νέα έγγραφα και την ικανότητα δημιουργίας μιας ροής εργασίας που αντικατοπτρίζει τις εξαρτήσεις ενός εγγράφου από το άλλο.Τέλος, πολλά συστήματα διαχείρισης περιεχομένου περιλαμβάνουν συνεργατικά χαρακτηριστικά, τα οποία επιτρέπουν σε πολλούς εργαζόμενους σε ξεχωριστές τοποθεσίες να συνεργάζονται για τη δημιουργία ή την επεξεργασία εγγράφων και να διαχειρίζονται αλλαγές και αναθεωρήσεις σε έγγραφα.Η συνεργατική πτυχή του CMS θα διασφαλίσει επίσης ότι κάθε πληροφορία που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο έργο συγχρονίζεται και διανέμεται σε κάθε μέλος της ομάδας του έργου έγκαιρα.