Hệ thống quản lý nội dung (CMS) là gì?

Nhiều hơn bất kỳ hàng hóa nào khác, doanh nghiệp hiện đại được thúc đẩy bởi thông tin.Sự khởi đầu của các phương tiện truyền thông được tạo ra điện tử đã biến nền kinh tế của chúng ta thành một nền kinh tế thông tin, với các doanh nghiệp lớn nhất có nội dung, trong một số trường hợp, một số terabyte thông tin.Nếu công ty Fortune 500 ngày nay có tất cả thông tin của mình ở dạng in, thì sẽ mất một đội quân thư ký chỉ để theo dõi tất cả.Nhiều tổ chức có cả sự hiện diện web bên trong và bên ngoài, cả hai đều có thể chứa số lượng lớn thông tin được cập nhật thường xuyên.Quản lý nội dung web là một tập hợp con quan trọng của quản lý nội dung và đề cập đến các chương trình và thiết bị được sử dụng để quản lý nội dung dựa trên web này. Các hệ thống quản lý nội dung là các hệ thống điện tử lấy dữ liệu và tổ chức nó, sao cho nó có thể được lấy, tìm kiếm vàCập nhật dễ dàng, và chia sẻ trong toàn tổ chức.Thành phần cơ bản là công nghệ cơ sở dữ liệu, mặc dù CMS không chỉ là cơ sở dữ liệu;Nó bao gồm công nghệ tìm kiếm tinh vi và các cơ chế lưu trữ theo cấp độ có thể xoay nội dung thành nhiều loại lưu trữ dựa trên phần cứng (CD-ROM, băng, v.v.), tùy thuộc vào mức độ thường xuyên được truy cập.Một CMS, bởi vì nó có nghĩa là quản lý tất cả các loại thông tin bất kể định dạng, cũng phải cung cấp một mức độ tương tác tài liệu cao.Điều đó có nghĩa là, tất cả các tài liệu, bao gồm các tài liệu xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu, tệp .pdf và bất kỳ loại tệp nào khác, tất cả phải được phân loại và tham chiếu chéo để khi tiến hành tìm kiếm, tất cả các thông tin liên quan sẽ có sẵn, bất kểnguồn gốc hoặc định dạng.Ngoài ra, khả năng tương tác giữa các hệ thống quản lý nội dung đã trở nên cần thiết, do đó, nhiều tổ chức và cơ quan chính phủ có thể chia sẻ thông tin khi cần thiết, ngay cả khi họ đang sử dụng các hệ thống khác nhau.Hệ thống quản lý cũng phải tính đến ủy quyền và cung cấp một cơ sở sao cho quản trị viên có thể chỉ định người nhận nào có thể có quyền truy cập vào nội dung nào.Quyền truy cập tài liệu sẽ có thể được đặt xuống cấp độ của một người dùng cá nhân.Các yếu tố quan trọng khác của hệ thống quản lý nội dung bao gồm khả năng dễ dàng nắm bắt khối lượng lớn tài liệu, khả năng sử dụng lại tài liệu và lắp lại chúng vào các tài liệu mới và khả năng tạo quy trình công việc phản ánh sự phụ thuộc của tài liệu này.Cuối cùng, nhiều hệ thống quản lý nội dung bao gồm các tính năng hợp tác, cho phép nhiều công nhân ở các địa điểm riêng biệt hợp tác trong việc tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu và quản lý các thay đổi và sửa đổi tài liệu.Khía cạnh hợp tác của CMS cũng sẽ đảm bảo mọi thông tin liên quan đến một dự án cụ thể được đồng bộ hóa và phân phối cho mọi thành viên trong nhóm dự án một cách kịp thời.