Mi a projekt kezdeményezési dokumentuma?

A projektmenedzsmentben egy projekt kezdeményezési dokumentumát (PID) vagy a projekt -rövid ismertetést használják a projekt megközelítési tervének kiemelésére.A PID speciális szakaszai a szervezetek és a projekt módszertan között változnak.Általában mindegyik olyan kulcsfontosságú információt fed le, amely leírja a projektet, ideértve a meghatározást, az esetet, a teljesítményt, a korlátokat, a kockázatokat, a tagokat, a kommunikációs tervet, a projekt toleranciáját és az aláírásokat.

A projekt meghatározása a dokumentáció kulcsfontosságú része.Leírja a projekt céljait, célkitűzéseit és a kívánt eredményeket, az, hogy miként mérik meg mindegyiket, és a befejezendő munka körét.A projekt kezdeményezési dokumentumának egyértelműen meg kell határoznia a beépítendő és kizárandó funkciókat.

Az üzleti eset elengedhetetlen a projekthez.Ennek a szakasznak tisztáznia kell azt az értéket, amelyet a projekt várhatóan a szervezetnek ad át a költségekért.Ha egy projekt nem tud elegendő előnyt biztosítani annak költségeinek és erőfeszítéseinek igazolására, akkor valószínűleg nem finanszírozzák.

A projektek teljesítését dokumentálni kell.A kézbesítők tartalmazhatnak programkódot vagy egyéb termékeket és szolgáltatásokat, amelyek a projektből származnak.Tartalmazhatnak más dokumentumokat is, például üzleti követelményeket, tesztterveket és képzési kézikönyveket.A korlátok olyan külső tényezők, amelyek befolyásolhatják a projektet, de kívül esnek a projektmenedzser ellenőrzésén.A feltételezéseket, például egy harmadik féltől származó szoftverfejlesztő kódot is, dokumentálni kell.

Minden projekt kockázatot jelent.A projektmenedzsernek meg kell határoznia a kockázatok dokumentálását kockázati nyilvántartás vagy napló segítségével.A kockázatokat ellenőrizni kell, és meg kell akadályozni vagy enyhíteni, ha lehetséges.A projektmenedzsernek kidolgoznia kell azokat a terveket, amelyek kezelésére szolgálnak, amelyeket nem lehet megakadályozni.A szerepeket és a felelősségeket minden projekt tagjával fel kell tüntetni.A projekttervezési szakasz áttekintést nyújt a kritikus munkadarabok átadási ütemtervéről.

A szervezet tartalmazhat egy kommunikációs tervet egy PID -be.Ez a terv tartalmazhat különféle üléseket, amelyeket a csapattagokkal tartanak.Dokumentálhatja a várható kommunikációt a végrehajtó menedzsment és a végfelhasználók számára is, akiket a projekt érinthet.A toleranciák a projekt által a tervvel szemben felmerülő tényleges munkamennyiségre és költségekre vonatkoznak.Egy olyan projekt, amely nem működik a tervezett időkeret és a költségvetés megengedett varianciáján belül, további irányítási áttekintés vonatkozhat.Ezt az információt be lehet vonni a projekt kezdeményezési dokumentumába is.

A legtöbb PID -nek van egy aláírási területe.A vezetőknek és a vezetőknek általában alá kell írniuk a dokumentumot.Aláírásuk azt jelzi, hogy támogatni fogják a projektet finanszírozással vagy az alkalmazottak odaadásával, hogy dolgozzanak rajta.