Tài liệu bắt đầu dự án là gì?

Một tài liệu khởi đầu dự án (PID), hoặc tóm tắt dự án, được sử dụng trong quản lý dự án để làm nổi bật kế hoạch tiếp cận của dự án.Các phần cụ thể của một PID khác nhau giữa các tổ chức và phương pháp dự án.Nói chung, mỗi người bao gồm một số thông tin chính mô tả dự án, bao gồm định nghĩa, trường hợp, sản phẩm, các ràng buộc, rủi ro, thành viên, kế hoạch truyền thông, dung sai dự án và chữ ký. Định nghĩa dự án là một phần chính trong tài liệu.Nó sẽ mô tả các mục tiêu, mục tiêu và kết quả mong muốn của dự án, cách mỗi người sẽ được đo lường và phạm vi công việc sẽ được hoàn thành.Tài liệu bắt đầu dự án nên nêu rõ các tính năng được đưa vào và loại trừ. Một trường hợp kinh doanh là điều cần thiết cho dự án.Phần này phải làm rõ giá trị mà dự án dự kiến sẽ cung cấp cho tổ chức để đổi lấy chi phí.Nếu một dự án không thể cung cấp đủ lợi ích để biện minh cho chi phí và nỗ lực của mình, nó có thể sẽ không được tài trợ.

Các sản phẩm dự án nên được ghi lại.Sản phẩm có thể bao gồm mã chương trình hoặc các sản phẩm và dịch vụ khác do dự án.Chúng cũng có thể bao gồm các tài liệu khác, chẳng hạn như các yêu cầu kinh doanh, kế hoạch kiểm tra và hướng dẫn đào tạo. PID nên liệt kê bất kỳ ràng buộc nào mà dự án phải đối mặt.Các ràng buộc là các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến dự án nhưng nằm ngoài sự kiểm soát của người quản lý dự án.Các giả định, chẳng hạn như nhà phát triển phần mềm của bên thứ ba, cũng cần được ghi lại. Tất cả các dự án đều có rủi ro.Người quản lý dự án phải xác định các rủi ro ghi lại chúng bằng cách sử dụng đăng ký rủi ro hoặc nhật ký.Rủi ro nên được theo dõi và ngăn chặn hoặc giảm nhẹ khi có thể.Người quản lý dự án nên phát triển các kế hoạch để quản lý những người có thể được ngăn chặn. Một danh sách nhân sự và dòng thời gian cũng là thành phần chính của tài liệu khởi đầu dự án.Vai trò và trách nhiệm nên được liệt kê với từng thành viên dự án.Phần lập kế hoạch dự án cung cấp một cái nhìn tổng quan về dòng thời gian để cung cấp các phần công việc quan trọng. Một tổ chức có thể bao gồm một kế hoạch truyền thông trong PID.Kế hoạch này có thể bao gồm các cuộc họp khác nhau được tổ chức với các thành viên trong nhóm.Nó cũng có thể ghi lại các thông tin liên lạc dự kiến để quản lý điều hành và người dùng cuối có thể bị ảnh hưởng bởi dự án. Nhiều tổ chức thiết lập dung sai dự án.Các dung sai liên quan đến lượng công việc và chi phí thực tế phát sinh bởi dự án chống lại kế hoạch.Một dự án không hoạt động trong phương sai được phép của khung thời gian theo kế hoạch và ngân sách có thể phải tuân theo tổng quan quản lý bổ sung.Thông tin này cũng có thể được bao gồm trong tài liệu bắt đầu dự án. Hầu hết các PID đều có một khu vực cho chữ ký.Giám đốc điều hành và người quản lý thường phải ký tài liệu.Chữ ký của họ chỉ ra rằng họ sẽ hỗ trợ dự án thông qua tài trợ hoặc dành cho nhân viên để làm việc cho nó.