Apa dokumen inisiasi proyek?

Dokumen Inisiasi Proyek (PID), atau brief proyek, digunakan dalam manajemen proyek untuk menyoroti rencana pendekatan proyek.Bagian spesifik dari PID bervariasi di antara organisasi dan metodologi proyek.Secara umum, mereka masing -masing mencakup beberapa informasi utama yang menjelaskan proyek, termasuk definisi, kasus, hasil, kendala, risiko, anggota, rencana komunikasi, toleransi proyek, dan tanda tangan.

Definisi proyek adalah bagian utama dalam dokumentasi.Ini akan menjelaskan tujuan, tujuan, dan hasil proyek yang diinginkan, bagaimana masing -masing akan diukur, dan ruang lingkup pekerjaan yang harus diselesaikan.Dokumen inisiasi proyek harus dengan jelas menyatakan fitur yang akan dimasukkan dan dikecualikan.

Kasus bisnis sangat penting untuk proyek.Bagian ini harus mengklarifikasi nilai yang diharapkan akan diberikan proyek kepada organisasi dengan imbalan biaya.Jika suatu proyek tidak dapat memberikan manfaat yang cukup untuk membenarkan pengeluaran dan upayanya, kemungkinan tidak akan didanai.

Hasil Proyek harus didokumentasikan.Hasilnya dapat mencakup kode program atau produk dan layanan lain yang dihasilkan dari proyek.Mereka juga dapat mencakup dokumen lain, seperti persyaratan bisnis, rencana pengujian, dan manual pelatihan.

PID harus mencantumkan kendala apa pun yang dihadapi proyek.Kendala adalah faktor eksternal yang dapat mempengaruhi proyek tetapi berada di luar kendali manajer proyek.Asumsi, seperti pengembang perangkat lunak pihak ketiga yang mengirimkan kode, harus didokumentasikan juga.

Semua proyek memiliki risiko.Manajer Proyek harus mengidentifikasi dokumen risiko mereka menggunakan register risiko atau log.Risiko harus dipantau dan dicegah atau dimitigasi bila memungkinkan.Manajer proyek harus mengembangkan rencana untuk mengelola mereka yang tidak dapat dicegah.

Daftar personel dan garis waktu juga merupakan komponen utama dari dokumen inisiasi proyek.Peran dan tanggung jawab harus terdaftar dengan setiap anggota proyek.Bagian Perencanaan Proyek memberikan gambaran umum tentang timeline untuk pengiriman karya kritis.

Organisasi dapat menyertakan rencana komunikasi dalam PID.Rencana ini mungkin termasuk berbagai pertemuan yang akan diadakan dengan anggota tim.Ini mungkin juga mendokumentasikan komunikasi yang diharapkan ke manajemen eksekutif dan untuk pengguna akhir yang mungkin terpengaruh oleh proyek.

Banyak organisasi menetapkan toleransi proyek.Toleransi terkait dengan jumlah pekerjaan dan pengeluaran yang sebenarnya yang dikeluarkan oleh proyek terhadap rencana tersebut.Proyek yang tidak beroperasi dalam varian yang diizinkan dari kerangka waktu dan anggaran yang direncanakan dapat dikenakan tinjauan manajemen tambahan.Informasi ini juga dapat dimasukkan dalam dokumen inisiasi proyek.

Sebagian besar PID memiliki area untuk tanda tangan.Eksekutif dan manajer biasanya harus menandatangani dokumen.Tanda tangan mereka menunjukkan bahwa mereka akan mendukung proyek melalui pendanaan atau mencurahkan karyawan untuk mengerjakannya.