Mit csinál egy junior titkár?

A junior titkár munkaköri feladatainak függvényében változhat, attól függően, hogy melyiknél dolgozik, valamint az egyéb alkalmazottak számát.Ez egy belépő szintű adminisztratív asszisztens munka, ugyanakkor sok ember nagyon kevés tapasztalattal vagy oktatással képes elkezdeni ebben a helyzetben, ami nagy előnye.A legtöbb esetben egy junior titkár beszámol egy vezető pozícióban lévő titkárnak, és számos feladatot kap az iroda körül.Ez magában foglalhatja a telefonok megválaszolását, az ügyfelek üdvözlését, amikor bejönnek, és a fájlok szervezését tartják.Egyes junior titkárok felelősek az irodában való takarításáért és a mellékhelyiségek tisztán is.A telefonok megválaszolása és a hívók utasítása a megfelelő emberhez gyakran a nap nagy része.Lehet, hogy egy junior titkár is felelős az e -mailre való válaszadásért, valamint a fizikai levelek fogadásáért és rendezéséért minden nap, hogy a megfelelő helyre küldje.Az irodai gépek használata másolat készítéséhez, emlékeztetők terjesztéséhez vagy betűk összeállításához a munka egy másik fontos része, tehát az ebben a pozícióban lévő egyéneknek kiváló kommunikációs és gépelési képességekkel kell rendelkeznie, valamint az irodai technológia megértésének.Az ügyfelek, vagy segítve őket a kérdések megválaszolásában vagy a papírmunka kitöltésében, szintén részét képezhetik egy junior titkár munkaköri felelősségének.Fontos, hogy személyre méltó legyen, és mindig professzionális módon nézzünk és viselkedjünk.Egyes irodákban a titkár lehet az első ember, akit az emberek látnak, amikor az ajtón sétálnak, tehát ez különösen fontos.Ennek eredményeként a junior titkár is felelős az iroda megjelenésének fenntartásáért;papírmunka benyújtása, a dolgok ügyes és rendezett megőrzése, valamint a területek tisztán tartása.

Egyes titkárok is felelősek lehetnek az irodai kellékek karbantartásáért.Felkérhetjük például egy junior titkárt, hogy vegye fel például a készletkészletet, és tegye meg a szükséges további kellékek megrendelését.Azok a titkárok, akik sikeresek az alapvető feladatokon, további felelősségeket kaphatnak, például az ütemezés és a tervezési találkozók, vagy a találkozók jegyzőkönyvének elkészítését, valamint a jelentések elkészítését.Általában a junior titkárok jogosultak promóciókra, mivel tapasztalatokat és kiegészítő irodai készségeket szereznek, így ez jövedelmező karrier -pályává teszi az ilyen típusú munkák iránt érdeklődő utat.