Ano ang ginagawa ng isang junior secretary?

Ang mga tungkulin sa trabaho ng isang junior secretary ay maaaring mag -iba depende sa kumpanya kung kanino siya nagtatrabaho, pati na rin ang bilang ng iba pang mga empleyado.Ito ay isang job na antas ng administratibong katulong sa entry, gayunpaman, maraming mga tao ang nagsimula sa posisyon na ito na may napakaliit na karanasan o edukasyon, na kung saan ay isang malaking pakinabang.Sa karamihan ng mga kaso, ang isang junior secretary ay mag -uulat sa isang sekretarya sa isang nakatatandang posisyon, at bibigyan ng maraming mga gawain sa paligid ng opisina.Maaaring kasangkot ito sa pagsagot sa mga telepono, pagbati sa mga kliyente habang papasok ito, at pinapanatili ang mga file na naayos.Ang ilang mga junior secretaries ay may pananagutan din sa paglilinis sa opisina, at pinapanatili din ang malinis na banyo.

Karaniwan, ang pang -araw -araw na responsibilidad ng isang junior secretary ay umiikot sa pagtiyak na ang opisina ay tumatakbo nang mahusay at matagumpay.Ang pagsagot sa mga telepono at pagdidirekta ng mga tumatawag sa tamang tao ay madalas na isang malaking bahagi ng araw.Ang isang junior secretary ay maaari ring maging responsable para sa pagtugon sa email, pati na rin ang pagtanggap at pag -uuri ng pisikal na mail araw -araw upang maipadala ito sa tamang lugar.Ang paggamit ng makinarya ng opisina upang makagawa ng mga kopya, ipamahagi ang mga memo, o magsulat ng mga titik ay isa pang mahalagang bahagi ng trabaho, kaya ang isang indibidwal sa posisyon na ito ay dapat magkaroon ng mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon at pag-type, pati na rin ang pag-unawa sa teknolohiya ng opisina.Ang mga customer, o pagtulong sa kanila sa pagsagot sa mga katanungan o pagpuno ng mga papeles, ay maaari ring maging bahagi ng mga responsibilidad sa trabaho ng isang sekretarya ng junior.Mahalaga na maging personable, at palaging tumingin at kumilos sa isang propesyonal na paraan.Sa ilang mga tanggapan, ang Kalihim ay maaaring ang unang taong nakikita ng mga tao kapag naglalakad sila sa pintuan, kaya't ito ay lalong mahalaga.Bilang isang resulta, ang junior secretary ay maaaring maging responsable sa pagpapanatili ng hitsura ng opisina;Ang pag -file ng papeles, pagpapanatiling maayos at malinis ang mga bagay, at pinapanatili ang malinis na mga lugar.

Ang ilang mga kalihim ay maaaring maging responsable sa pagpapanatili ng mga gamit sa opisina.Ang isang junior secretary ay maaaring hilingin na kumuha ng imbentaryo, halimbawa, at upang maglagay ng isang order para sa mga karagdagang supply hangga't kinakailangan.Ang mga kalihim na nagtagumpay sa kanilang pangunahing mga gawain ay maaaring mabigyan ng karagdagang mga responsibilidad tulad ng pag -iskedyul at pagpaplano ng mga pagpupulong, o pagkuha ng mga minuto ng pulong at paghahanda ng mga ulat, halimbawa.Karaniwan, ang mga junior secretaries ay karapat -dapat para sa mga promo habang nakakakuha sila ng karanasan sa trabaho at karagdagang mga kasanayan sa opisina, na ginagawa itong isang pinakinabangang landas sa karera para sa maraming mga taong interesado sa ganitong uri ng trabaho.