Một thư ký cơ sở làm gì?

Nhiệm vụ công việc của một thư ký cơ sở có thể thay đổi tùy thuộc vào công ty mà người ta làm việc, cũng như số lượng nhân viên khác.Đây là một công việc trợ lý hành chính cấp nhập cảnh, tuy nhiên, rất nhiều người có thể bắt đầu ở vị trí này với rất ít kinh nghiệm hoặc giáo dục, đó là một lợi ích tuyệt vời.Trong hầu hết các trường hợp, một thư ký cơ sở sẽ báo cáo cho một thư ký ở vị trí cao cấp, và sẽ được giao nhiều nhiệm vụ xung quanh văn phòng.Điều này có thể liên quan đến việc trả lời điện thoại, chào hỏi khách hàng khi họ đến và giữ các tệp được tổ chức.Một số thư ký cơ sở cũng chịu trách nhiệm dọn dẹp trong văn phòng, và giữ cho các phòng vệ sinh cũng sạch sẽ. Thông thường, trách nhiệm hàng ngày của một thư ký cơ sở sẽ xoay quanh việc đảm bảo rằng văn phòng hoạt động hiệu quả và thành công.Trả lời điện thoại và hướng người gọi cho người thích hợp thường là một phần lớn trong ngày.Một thư ký cơ sở cũng có thể chịu trách nhiệm trả lời email, cũng như nhận và sắp xếp thư vật lý mỗi ngày để gửi nó đến đúng nơi.Sử dụng máy móc văn phòng để tạo bản sao, phân phối bản ghi nhớ hoặc soạn thảo thư là một phần quan trọng khác của công việc, vì vậy một cá nhân ở vị trí này nên có kỹ năng giao tiếp và đánh máy tuyệt vời, cũng như sự hiểu biết về công nghệ văn phòng.Khách hàng, hoặc hỗ trợ họ trả lời các câu hỏi hoặc điền vào giấy tờ, cũng có thể là một phần của trách nhiệm công việc của một thư ký cơ sở.Điều quan trọng là phải được cá nhân, và luôn luôn nhìn và cư xử một cách chuyên nghiệp.Trong một số văn phòng, thư ký có thể là người đầu tiên nhìn thấy khi họ bước qua cửa, vì vậy điều này đặc biệt quan trọng.Do đó, Bộ trưởng Thiếu niên cũng có thể chịu trách nhiệm duy trì sự xuất hiện của văn phòng;Nộp giấy tờ, giữ mọi thứ gọn gàng và ngăn nắp, và giữ cho các khu vực sạch sẽ. Một số thư ký cũng có thể chịu trách nhiệm duy trì nguồn cung cấp văn phòng.Một thư ký cơ sở có thể được yêu cầu lấy hàng tồn kho, ví dụ, và đặt hàng theo lệnh cho các nguồn cung cấp bổ sung khi cần thiết.Các thư ký thành công trong các nhiệm vụ cơ bản của họ có thể được giao thêm trách nhiệm như lập kế hoạch và lập kế hoạch các cuộc họp, hoặc thực hiện biên bản cuộc họp và chuẩn bị các báo cáo, chẳng hạn.Nói chung, các thư ký cơ sở đủ điều kiện cho các chương trình khuyến mãi vì họ có được kinh nghiệm làm việc và các kỹ năng văn phòng bổ sung, làm cho điều này trở thành một con đường sự nghiệp có lợi cho nhiều người quan tâm đến loại công việc này.