Apa saja berbagai jenis perangkat lunak asisten virtual?
Di antara berbagai jenis perangkat lunak asisten virtual adalah program pengolah kata, program pelacakan waktu dan perangkat lunak pembukuan.Jenis lain termasuk yang mendukung upaya komunikasi bisnis, seperti email dan pesan instan.Perangkat lunak asisten virtual juga dapat mencakup program yang lebih khusus, seperti yang digunakan untuk mengakses daftar real estat, dokumen pengadilan atau laporan kredit.
Untuk memberikan bantuan teknis yang mendukung, perangkat lunak asisten virtual menyederhanakan proses tertentu yang dapat dilakukan dengan menggunakan komputer,seperti menjadwalkan janji temu dan memantau pesan telepon yang masuk.Teknologi seperti ini digunakan oleh kontraktor independen yang menyediakan bantuan jarak jauh untuk usaha kecil, menengah dan besar.Perangkat lunak sering dibeli oleh asisten virtual yang bekerja dari kantor pusat atau mungkin diberikan kepada asisten oleh klien atau pemberi kerja, terutama jika perangkat lunak asisten virtual yang dibutuhkan digunakan untuk ceruk bisnis khusus.
Salah satu jenis paling dasar dariVirtual Assistant Software adalah program pengolah kata.Seperti itu memungkinkan asisten kantor virtual untuk mempersiapkan korespondensi bisnis dan spreadsheet untuk dibagikan dengan pemilik bisnis dan klien.Selain pokok bisnis dasar ini, mereka yang memberikan bantuan administratif biasanya menggunakan program email dan pesan instan untuk berkomunikasi dengan klien dan pelanggan mereka, bila perlu.Beberapa perangkat lunak komunikasi bahkan menggunakan teknologi avatar untuk mensimulasikan percakapan langsung.
Sebagian besar asisten virtual menyediakan berbagai layanan mulai dari persiapan dokumen sederhana hingga bantuan pembukuan dan komunikasi klien.Karena layanan disediakan oleh bantuan jarak jauh, penting bahwa perangkat lunak asisten virtual akurat dan terus diperbarui.Dalam kasus di mana perangkat lunak harus digunakan oleh klien serta asisten, penting bahwa keduanya menggunakan jenis perangkat lunak yang sama atau, paling tidak, perangkat lunak yang kompatibel dengan sistem komputasi lainnya.
Mereka yang memberikan bantuan kreatif juga dapat menggunakan perangkat lunak penerbitan desktop.Dengan ini, asisten kantor virtual dapat menyiapkan brosur, presentasi visual dan buletin, serta berbagai alat bisnis bermanfaat lainnya.Pengusaha yang sibuk akan sering mempekerjakan asisten virtual untuk secara khusus menangani kegiatan ini, terutama ketika ditekan untuk waktu atau ketika tidak memiliki keterampilan untuk mengoperasikan perangkat lunak tersebut.
Perangkat lunak asisten virtual yang melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas administratif dan suportif adalah penting, khususnya adalah penting, khususuntuk asisten yang memiliki beberapa klien berbeda atau yang dibayar per jam atau per tugas.Beberapa program perangkat lunak memungkinkan klien untuk memantau jam kerja asisten dari jarak jauh juga.Dalam kasus ini, perangkat lunak asisten virtual yang menyediakan pelacakan waktu harus diinstal di komputer klien, serta di komputer asisten.Beberapa perangkat lunak bahkan dapat mengizinkan klien untuk melihat apa yang sedang dikerjakan asisten virtual saat dia mencurahkan waktu untuk tugas tertentu.