Apa itu permintaan pesanan pembelian?

Permintaan pesanan pembelian adalah langkah pertama dalam melakukan pemesanan pembelian.Permintaan dapat dihasilkan dengan memeriksa stok secara manual atau dari permintaan pembelian otomatis yang dihasilkan dari sistem informasi manajemen.Dalam operasi manufaktur besar, departemen pembelian bahkan mungkin tidak berlokasi di gedung yang sama atau lokasi geografis dengan fasilitas, sehingga surat permintaan pesanan pembelian diperlukan untuk mendapatkan komponen yang dipesan.

Untuk operasi kecil atau satu pertunjukan, visualSistem inventaris sering digunakan sebagai pengganti sistem inventaris terkomputerisasi yang lebih mahal.Saat inventaris produk tertentu menjadi rendah, pemilik hanya memanggil pemasok dan memasukkan permintaan pesanan pembelian.Bergantung pada jenis bisnis, pemilik dapat menggunakan sistem kanban atau dua bin, yang berarti permintaan pesanan pembelian dipicu ketika tempat sampah pertama kosong dan tempat sampah kedua ditarik.

Jenis sistem inventaris ini bergantung pada pemeriksaan visual inventaris untuk mengetahui kapan harus memesan produk tambahan.Setelah permintaan pesanan pembelian dikonfirmasi oleh pemasok, pemilik akan sering menyediakan kartu kredit untuk membayar produk.Bergantian, pemilik dapat mengeluarkan pesanan pembelian, yang merupakan formulir kertas yang menyatakan produk yang dibeli dan syarat dan ketentuan pembayaran.

Operasi yang lebih besar biasanya menggunakan sistem informasi manajemen atau sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk melacakdari permintaan, inventaris, dan pesanan pembelian mereka.Sistem berbasis komputer ini bekerja dengan meminta master penjadwal memasukkan perkiraan pemasaran.Sistem kemudian akan membandingkan jadwal pembuatan produk yang direncanakan dengan barang jadi saat ini, pekerjaan-dalam-proses, dan inventaris mentah.

Sistem komputer memiliki tabel atau file yang mencakup waktu tunggu pemasok untuk setiap komponen yang digunakan dalam proses pembuatan.Selama perbandingan sistem jadwal pembuatan produk terhadap inventaris, ini mempertimbangkan waktu tunggu pemasok dan menghasilkan permintaan pesanan pembelian untuk komponen apa pun yang perlu dipesan.Sebagian besar fasilitas manufaktur beroperasi di lingkungan just-in-time (JIT), yang berarti sistem akan merencanakan komponen untuk tiba tepat sebelum ketika mereka diperlukan untuk operasi manufaktur.Proses ini mengurangi jumlah ruang gudang yang dibutuhkan dan mengurangi jumlah modal yang diikat dalam inventaris.

Permintaan pesanan pembelian yang dihasilkan kemudian dikirim ke pemasok komponen oleh departemen pengadaan.Ketika pemasok mengkonfirmasi harga komponen, jumlah pesanan minimum, dan waktu tunggu, tim pengadaan akan mengeluarkan pesanan pembelian perusahaan.Pesanan Pembelian adalah dokumen yang mengikat yang menjamin pemasok akan dibayar setelah pengiriman.