Apa pentingnya retensi data?

Retensi data telah lama penting bagi kesejahteraan hampir semua jenis bisnis.Di masa lalu, ini berarti memelihara arsip dokumen kertas yang dapat diambil kapan dan sesuai kebutuhan, seringkali menyimpan catatan -catatan itu selama beberapa dekade sebelum membuangnya.Saat ini, retensi data elektronik telah membuat tugas lebih mudah, keadaan yang beruntung karena mempertahankan dokumen lebih penting daripada sebelumnya jika sebuah bisnis ingin melindungi kepentingannya dan kepentingan pelanggannya.

Ada sejumlah jenis dokumen yang harus dimasukkan dalam semua jenis program retensi data.Semua komunikasi elektronik, terutama email dan file yang dilindungi kata sandi dan dokumen lainnya, sangat penting untuk proses retensi.Seiring dengan korespondensi elektronik, segala jenis perjanjian, kontrak atau dokumen lain yang mencakup klaim hukum oleh atau untuk perusahaan harus disimpan bahkan setelah dokumen tersebut digantikan oleh versi yang lebih baru.Seperti di masa lalu, dokumen kertas seperti faktur dan catatan pelanggan, aplikasi karyawan dan konten file personel, dan data perawatan kesehatan juga harus diarsipkan dengan cara yang efisien.

Salah satu alasan terpenting untuk membuat dan memelihara program retensi data yang solidberkaitan dengan masalah hukum.Sederhananya, dokumen apa pun yang berkaitan dengan operasi bisnis dapat berisi informasi yang akan membantu bisnis jika terjadi gugatan.Dokumentasi yang disimpan memudahkan untuk merekonstruksi peristiwa dan jadwal yang relevan dan membuktikan pernyataan yang dibuat oleh pejabat perusahaan mengenai apa yang mereka lakukan dan tidak lakukan sehubungan dengan masalah hukum tertentu.Dengan asumsi program retensi data menyeluruh, dokumen pengarsipan yang efisien dapat menghemat banyak waktu dan uang dengan segala jenis tindakan hukum, termasuk masalah mengenai pajak, insiden yang melibatkan karyawan, atau perjanjian yang dibuat dengan pelanggan.

Seiring dengan memberikan informasi yang bisa sangat penting dalam menyelesaikan masalah hukum, kebiasaan retensi data yang baik juga menawarkan kemungkinan untuk memberikan dukungan yang unggul kepada pelanggan.Kemampuan untuk melacak peristiwa yang terjadi bertahun -tahun sebelumnya dengan klien yang diberikan dapat membuka jalan untuk mengelola masalah yang telah menjadi yang terdepan saat ini, atau mungkin memberikan inspirasi untuk beberapa produk atau layanan baru yang mungkin menarik bagi lebih dari satu klien.Kemampuan untuk menyusun laporan dari data yang diarsipkan dapat memungkinkan untuk mengidentifikasi tren dan memicu ide yang tidak akan pernah terbukti sebaliknya.Dari perspektif ini, retensi data bukan hanya tentang membuat dan memelihara catatan masa lalu, tetapi juga tentang menciptakan sumber daya yang dapat membantu meningkatkan prospek bisnis di masa depan.