Ano ang kahalagahan ng pagpapanatili ng data?

Ang pagpapanatili ng data ay matagal nang mahalaga sa kagalingan ng halos anumang uri ng negosyo.Sa mga oras na nakaraan, nangangahulugan ito ng pagpapanatili ng mga archive ng mga dokumento ng papel na maaaring makuha kung kailan at kung kinakailangan, madalas na pinapanatili ang mga rekord na iyon sa loob ng mga dekada bago itapon ang mga ito.Ngayon, ang elektronikong pagpapanatili ng data ay naging mas madali ang gawain, ang isang masuwerteng kalagayan dahil ang pagpapanatili ng mga dokumento ay mas mahalaga kaysa dati kung nais ng isang negosyo na protektahan ang mga interes nito at ang interes ng mga customer nito.

Mayroong isang bilang ng mga iba't ibang uri ng mga dokumento na dapat isama sa anumang uri ng programa ng pagpapanatili ng data.Ang lahat ng mga elektronikong komunikasyon, lalo na ang mga email at mga file na protektado ng password at iba pang mga dokumento, ay mahalaga sa proseso ng pagpapanatili.Kasabay ng elektronikong sulat, ang anumang uri ng mga kasunduan, mga kontrata o iba pang mga dokumento na kasama ang mga ligal na pag -angkin ng o para sa kumpanya ay dapat mapanatili kahit na matapos ang mga dokumento na ito ay pinalitan ng mga mas bagong bersyon.Tulad ng nakaraan, ang mga dokumento ng papel tulad ng mga invoice at talaan ng customer, mga aplikasyon ng empleyado at mga nilalaman ng file ng tauhan, at ang data ng pangangalaga sa kalusugan ay dapat ding mai -archive sa isang mahusay na paraan.ay may kinalaman sa mga ligal na isyu.Maglagay lamang, ang anumang dokumento na may kinalaman sa pagpapatakbo ng negosyo ay maaaring maglaman ng impormasyon na makakatulong sa negosyo kung sakaling may demanda.Ang nai -save na dokumentasyon ay ginagawang mas madali upang muling mabuo ang mga kaugnay na mga kaganapan at mga takdang oras at patunayan ang mga pahayag na ginawa ng mga opisyal ng kumpanya tungkol sa kanilang ginawa at hindi ginawa patungkol sa partikular na ligal na isyu.Ang pag -aakalang ang programa ng pagpapanatili ng data ay masusing, mahusay na pag -archive ng mga dokumento ay maaaring makatipid sa negosyo ng maraming oras at pera sa anumang uri ng ligal na aksyon, kabilang ang mga isyu tungkol sa mga buwis, insidente na kinasasangkutan ng mga empleyado, o mga tipan na ginawa sa mga customer.

Kasabay ng pagbibigay ng impormasyon na maaaring maging kritikal sa pag -aayos ng isang ligal na isyu, ang mahusay na mga gawi sa pagpapanatili ng data ay nag -aalok din ng posibilidad na magbigay ng higit na suporta sa mga customer.Ang kakayahang masubaybayan ang mga kaganapan na naganap nang mga taon bago sa isang naibigay na kliyente ay maaaring magbigay ng paraan para sa pamamahala ng isang isyu na dumating sa unahan ngayon, o posibleng magbigay ng inspirasyon para sa ilang bagong produkto o serbisyo na maaaring maging kaakit -akit sa higit sa isang kliyente.Ang kakayahang mag -ipon ng mga ulat mula sa nai -archive na data ay maaaring posible upang makilala ang mga uso at mag -spark ng mga ideya na hindi kailanman magiging maliwanag kung hindi man.Mula sa pananaw na ito, ang pagpapanatili ng data ay hindi lamang tungkol sa paglikha at pagpapanatili ng isang talaan ng nakaraan, kundi pati na rin tungkol sa paglikha ng isang mapagkukunan na maaaring makatulong na mapahusay ang mga prospect ng negosyo sa hinaharap.