Apa yang dilakukan koordinator konferensi?

Koordinator konferensi, juga dikenal sebagai perencana pertemuan dan konvensi, melakukan apa pun yang diperlukan untuk memfasilitasi organisasi dan pengaturan untuk pertemuan, konferensi, dan acara khusus lainnya.Mereka biasanya bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan semua jenis bisnis dan audiens yang membutuhkan seseorang untuk mengatur suatu acara.Merencanakan, mengoordinasikan, dan bahkan mengarahkan rincian konferensi atau jenis acara khusus lainnya adalah bagian penting dari pekerjaan ini.Anggaran, kontrak vendor, dan pengaturan perjalanan juga dapat menjadi pekerjaan koordinator konferensi.Jam kerja bagi mereka yang berada di posisi ini biasanya berlangsung lebih dari 40 jam seminggu dan bahkan mungkin memerlukan jam kerja larut malam atau akhir pekan.

Koordinator konferensi dapat menghubungi organisasi sponsor dan mencocokkannya dengan audiens terbaik dan paling reseptif.Koordinator harus memiliki pemahaman dasar tentang perusahaan atau organisasi yang mensponsori konferensi.Bagian dari koordinator konferensi yang berhasil bergantung pada kemampuannya untuk memahami kesan bahwa perusahaan ingin berkomunikasi dan untuk mengirimkannya kepada mereka yang akan menerimanya dengan baik.Misalnya, koordinator konferensi dapat menghubungi kelompok penelitian kanker yang ingin menggembar -gemborkan temuan terbaru mereka dengan beberapa kelompok penderita kanker di wilayah tertentu di negara itu.Menyatukan kedua kelompok ini adalah salah satu tugas terpenting dari koordinator konferensi.

Karena persiapan yang diperlukan untuk suatu acara, koordinator konferensi biasanya bekerja di bawah tekanan ekstrem dan kendala waktu yang terbatas.Ini membutuhkan banyak kesabaran dan kemampuan untuk mempertahankan ketenangan dan kehadiran profesional sambil terus bekerja dalam kondisi yang sulit.Koordinator konferensi perlu dengan cepat menjalin hubungan kerja dengan sejumlah besar vendor lokal dan penyedia layanan agar berhasil merencanakan dan membawa melalui semua tugas yang diperlukan untuk menghasilkan hasil yang menguntungkan untuk konferensi mana pun.

Keterampilan organisasi yang luar biasa diperlukan untuk konferensiKoordinator untuk berfungsi dengan sukses.Koordinator konferensi bertanggung jawab atas pengaturan logistik dan administrasi yang terkait dengan suatu acara, sehingga ia dapat berkomunikasi dengan berbagai jenis orang, termasuk eksekutif yang ditempatkan tinggi, berbagai vendor layanan, pemasok, teknisi, dan peserta konferensi.Kemampuan untuk membuat kesepakatan dan menegosiasikan kontrak untuk layanan saat bekerja dalam anggaran yang telah ditentukan adalah bagian besar dari pekerjaan ini.

Koordinator konferensi menghabiskan banyak waktu mereka di telepon, mengerjakan perincian untuk konferensi yang mereka rencanakan.Ketika tidak di kantor mereka, mereka biasanya bekerja di tempat di hotel, pusat konvensi, atau tempat konferensi lainnya.Bergantung pada jenis dan ukuran perusahaan tempat mereka bekerja, koordinator dapat melakukan perjalanan secara luas.

Perjalanan minimal diperlukan untuk organisasi atau acara lokal, tetapi bekerja dengan perusahaan yang lebih besar dengan kantor internasional mungkin memerlukan perjalanan ke luar negeri.Jam kerja biasanya tidak teratur dan mungkin melampaui minggu kerja 40 jam yang khas.Setelah berjam -jam tugas dan pekerjaan akhir pekan bisa menjadi tipikal, terutama selama konferensi sendiri.