Điều phối viên hội nghị làm gì?

Một điều phối viên hội nghị, còn được gọi là một cuộc họp và kế hoạch hội nghị, làm bất cứ điều gì cần thiết để tạo điều kiện cho việc tổ chức và sắp xếp các cuộc họp, hội nghị và các sự kiện đặc biệt khác.Họ thường chịu trách nhiệm giao tiếp với tất cả các loại hình kinh doanh và khán giả cần ai đó tổ chức một sự kiện.Lập kế hoạch, điều phối và thậm chí chỉ đạo các chi tiết của các hội nghị hoặc bất kỳ loại sự kiện đặc biệt nào khác là một phần quan trọng của công việc này.Ngân sách, hợp đồng nhà cung cấp và sắp xếp du lịch cũng có thể là công việc của một điều phối viên hội nghị.Giờ làm việc cho những người ở vị trí này thường chạy hơn 40 giờ một tuần và thậm chí có thể yêu cầu làm việc vào đêm khuya hoặc cuối tuần.Các điều phối viên phải có một sự hiểu biết cơ bản về các công ty hoặc tổ chức tài trợ cho các hội nghị.Một phần của một điều phối viên hội nghị thành công về khả năng hiểu được ấn tượng mà một công ty muốn giao tiếp và giao nó cho những người sẽ nhận được nó tốt nhất.Ví dụ, một điều phối viên hội nghị có thể liên hệ với một nhóm nghiên cứu ung thư muốn chào mời những phát hiện mới nhất của họ với một số nhóm sống sót sau ung thư ở một khu vực cụ thể của đất nước.Kết hợp hai nhóm này lại với nhau là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của điều phối viên hội nghị. Do việc chuẩn bị cần thiết cho một sự kiện, các điều phối viên hội nghị thường làm việc dưới áp lực cực độ và hạn chế thời gian hạn chế.Điều này đòi hỏi rất nhiều sự kiên nhẫn và khả năng duy trì sự điềm tĩnh và sự hiện diện chuyên nghiệp trong khi tiếp tục làm việc trong điều kiện khó khăn.Một điều phối viên hội nghị cần nhanh chóng thiết lập mối quan hệ làm việc với một số lượng lớn các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ địa phương để lập kế hoạch thành công và thực hiện tất cả các nhiệm vụ cần thiết để tạo ra kết quả thuận lợi cho bất kỳ hội nghị nào.Điều phối viên để hoạt động thành công.Một điều phối viên hội nghị chịu trách nhiệm cho các thỏa thuận hậu cần và hành chính liên quan đến một sự kiện, vì vậy người đó có thể giao tiếp với nhiều loại người khác nhau, bao gồm các giám đốc điều hành được đặt rất cao, các nhà cung cấp dịch vụ, nhà cung cấp, kỹ thuật viên và người tham dự hội nghị khác nhau.Khả năng thực hiện các giao dịch và đàm phán hợp đồng cho các dịch vụ trong khi làm việc trong một ngân sách được xác định trước là một phần lớn của công việc này.Các điều phối viên hội nghị dành nhiều thời gian của họ trên điện thoại, tìm hiểu chi tiết cho các hội nghị họ đang lên kế hoạch.Khi không ở trong văn phòng của họ, họ thường làm việc tại chỗ tại một khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc địa điểm hội nghị khác.Tùy thuộc vào loại và quy mô của các công ty mà họ làm việc, các điều phối viên có thể đi du lịch rộng rãi.Du lịch tối thiểu là cần thiết cho các tổ chức hoặc sự kiện địa phương, nhưng làm việc với một công ty lớn hơn với các văn phòng quốc tế có thể yêu cầu đi du lịch nước ngoài.Giờ làm việc thường không đều và có thể vượt ra ngoài tuần làm việc 40 giờ điển hình.Sau khi làm nhiệm vụ và công việc cuối tuần có thể là điển hình, đặc biệt là trong các hội nghị.