Ano ang ginagawa ng isang coordinator ng kumperensya?

Ang isang coordinator ng kumperensya, na kilala rin bilang isang tagaplano ng pulong at kombensyon, ay ginagawa ang anumang kinakailangan upang mapadali ang samahan at pag -aayos para sa mga pagpupulong, kumperensya, at iba pang mga espesyal na kaganapan.Karaniwan silang responsable para sa pakikipag -usap sa lahat ng mga uri ng mga negosyo at madla na nangangailangan ng isang tao upang mag -ayos ng isang kaganapan.Ang pagpaplano, pag -coordinate, at kahit na pagdidirekta ng mga detalye ng mga kumperensya o anumang iba pang uri ng espesyal na kaganapan ay isang kritikal na bahagi ng trabahong ito.Ang mga badyet, mga kontrata ng vendor, at mga kaayusan sa paglalakbay ay maaari ring trabaho ng isang coordinator ng kumperensya.Ang mga oras ng trabaho para sa mga nasa posisyon na ito ay karaniwang tumatakbo ng higit sa 40 oras sa isang linggo at maaaring mangailangan din ng pagtatrabaho sa huli ng gabi o oras ng katapusan ng linggo.

Ang mga coordinator ng kumperensya ay maaaring makipag -ugnay sa mga organisasyon ng pag -sponsor at tumugma sa kanila sa pinakamahusay, pinaka -malugod na madla.Ang mga coordinator ay dapat magkaroon ng isang pangunahing pag -unawa sa mga kumpanya o organisasyon na nag -sponsor ng mga kumperensya.Bahagi ng tagumpay ng mga coordinator ng kumperensya sa kanyang kakayahang maunawaan ang impression na nais ng isang kumpanya na makipag -usap at maihatid ito sa mga pinakamahusay na matatanggap nito.Halimbawa, ang isang coordinator ng kumperensya ay maaaring makipag -ugnay sa isang pangkat ng pananaliksik sa kanser na nais na i -tout ang kanilang pinakabagong mga natuklasan na may ilang mga grupo ng nakaligtas sa kanser sa isang tiyak na rehiyon ng bansa.Ang pagsasama -sama ng dalawang pangkat na ito ay isa sa pinakamahalagang tungkulin ng isang coordinator ng kumperensya.Nangangailangan ito ng isang mahusay na pasensya at ang kakayahang mapanatili ang pag -iingat at propesyonal na presensya habang patuloy na nagtatrabaho sa ilalim ng mahirap na mga kondisyon.Kailangang mabilis na maitaguyod ng isang coordinator ng kumperensya ang isang nagtatrabaho na relasyon sa isang malaking bilang ng mga lokal na nagtitinda at mga nagbibigay ng serbisyo upang matagumpay na magplano at magdala ng lahat ng mga gawain na kinakailangan upang makabuo ng isang kanais -nais na kinalabasan para sa anumang kumperensya.

Ang mga pambihirang kasanayan sa organisasyon ay kinakailangan para sa isang kumperensyacoordinator upang matagumpay na gumana.Ang isang coordinator ng kumperensya ay may pananagutan para sa pag -aayos ng logistik at administratibo na nauugnay sa isang kaganapan, kaya maaaring makipag -usap siya sa maraming iba't ibang uri ng mga tao, kabilang ang mga mataas na inilagay na executive, iba't ibang mga nagtitinda ng serbisyo, supplier, technician, at mga dumalo sa kumperensya.Ang kakayahang gumawa ng mga deal at makipag -ayos ng mga kontrata para sa mga serbisyo habang nagtatrabaho sa loob ng isang paunang natukoy na badyet ay isang malaking bahagi ng trabahong ito.

Ang mga coordinator ng kumperensya ay gumugol ng isang mahusay na oras sa kanilang telepono, nagtatrabaho ng mga detalye para sa mga kumperensya na kanilang pinaplano.Kapag wala sa kanilang tanggapan, karaniwang nagtatrabaho sila sa site sa isang hotel, sentro ng kombensyon, o iba pang lugar ng kumperensya.Depende sa uri at laki ng mga kumpanya kung saan sila nagtatrabaho, ang mga coordinator ay maaaring maglakbay nang malawakan.

Ang kaunting paglalakbay ay kinakailangan para sa mga lokal na samahan o mga kaganapan, ngunit ang pagtatrabaho sa isang mas malaking kumpanya na may mga internasyonal na tanggapan ay maaaring mangailangan ng paglalakbay sa ibang bansa.Ang mga oras ng pagtatrabaho ay karaniwang hindi regular at maaaring lumampas sa karaniwang 40-oras na linggo ng trabaho.Matapos ang mga oras ng tungkulin at trabaho sa katapusan ng linggo ay maaaring maging pangkaraniwan, lalo na sa mga kumperensya mismo.