Hva er de forskjellige typene prosedyrer for frontkontor?

Når folk snakker om frontkontoret, viser de til alle funksjonene i en organisasjon som inkluderer direkte kontakt med kunder.For eksempel beskriver frontkontoret på et hotell concierge og skrivebordsarbeidere som foretar reservasjoner og aksepterer betalinger.Frontkontoret kan lettere forstås sammenlignet med back office -oppgaver, som inkluderer regnskap, menneskelige ressurser og andre funksjoner som kan bidra til kvaliteten på kundeservice, men som kunder sjelden ser.Noen av de vanligste prosedyrene for front office er kommunikasjon, dokumentasjon og økonomiske eller salgstransaksjoner.

Kommunikasjon er en av de mest viktige prosedyrene for front office som finnes i nesten alle frontkontorscenarioer.Når resepsjonister på legekontorer snakker med pasienter på telefon eller hilser på pasienter når de kommer inn på et kontor, for eksempel utfører de kommunikasjonsoppgaver.I detaljhandel oppstår kommunikasjonsoppgaver når salgsrepresentanter hjelper kundene med å finne varene de handler for.

Dokumentasjon er en av de viktigste prosedyrene for frontkontor.Kort sagt, dette er prosessen med å registrere hva som skjer på et frontkontor.Resepsjonsarbeidere på et hotell er for eksempel ansvarlige for å holde rede på hvem som tar reservasjoner, hvem som sjekker inn og hvem som sjekker ut.som finans og regnskap.I detaljhandel bruker mange front office -arbeidere kassaapparater som beregner daglige totaler.Fagpersoner som jobber på legekontorer må kanskje ta forsikringsinformasjon.I noen tilfeller må de også være kjent med medisinsk koding.

Som i de fleste aspekter av virksomheten, er ledelse en viktig prosess.Ledere har normalt tilsyn med alle prosedyrer for frontkontor og sikrer at arbeidere utfører oppgavene sine riktig.De kan også trene frontkontorarbeidere og endre prosedyrer for front office for å møte nye utfordringer.

Mange ledere mener at prosedyrer for front office bør utvikles kontinuerlig.I stedet for å avhengig av modeller eller strategier fordi de er kjent, velger mange ledere i stedet å analysere hver nye utfordring og ta i bruk løsninger.For eksempel, hvis en hotellsjef finner ut at et reservasjonssystem er for treg og at skrivebordsarbeidere ikke kan hjelpe kunder raskt nok, kan han eller hun se etter nye systemer som er kostnadseffektive.En leder kan også observere resepsjonens ansattes atferd og gjennomføre periodiske treningsøkter for å forbedre kommunikasjonen med klienter.