Hvad er de forskellige typer front office -procedurer?

Når folk taler om frontkontoret, henviser de til alle funktionerne i en organisation, der inkluderer direkte kontakt med kunderne.For eksempel beskriver front office på et hotel concierge- og skrivebordsarbejdere, der foretager forbehold og accepterer betalinger.Frontkontoret kan muligvis lettere forstås sammenlignet med back office -opgaver, der inkluderer regnskab, menneskelige ressourcer og andre funktioner, der kan bidrage til kvaliteten af kundeservice, men som kunderne sjældent ser.Nogle af de mest almindelige front office -procedurer er kommunikation, dokumentation og økonomiske eller salgstransaktioner.

Kommunikation er en af de mest vigtige front office -procedurer, der findes i næsten ethvert front office -scenarie.Når receptionister på medicinske kontorer taler til patienter på telefon eller hilser patienter, når de for eksempel kommer på et kontor, udfører de kommunikationsopgaver.I detailhandel forekommer kommunikationsopgaver, når salgsrepræsentanter hjælper kunder med at finde de ting, som de handler med.

Dokumentation er en anden af de vigtigste front office -procedurer.Kort sagt, dette er processen med at registrere, hvad der sker i et front office.Receptionsarbejdere på et hotel er for eksempel ansvarlige for at holde styr på, hvem der foretager forbehold, hvem der tjekker ind, og hvem der tjekker ud.De gemmer normalt disse oplysninger i databaser, så de kan vide, hvor mange værelser der er åbne, og hvornår de kan planlægge personale for de fleste klienter.

Procedurer for front office, der inkluderer salg og finansielle transaktioner, er normalt dokumenteret og formidlet digitalt til back office -afdelinger,såsom finansiering og regnskab.I detailhandlen bruger mange front office -medarbejdere kasseapparater, der beregner daglige totaler.Fagfolk, der arbejder på medicinske kontorer, skal muligvis tage forsikringsoplysninger.I nogle tilfælde skal de muligvis også være fortrolige med medicinsk kodning.

Som i de fleste aspekter af erhvervslivet er ledelse en vigtig proces.Ledere fører normalt tilsyn med alle front office -procedurer og sikrer, at arbejderne udfører deres opgaver korrekt.De kan også uddanne front officearbejdere og ændre front office -procedurer for at imødekomme nye udfordringer.

Mange ledere mener, at front office -procedurer kontinuerligt bør udvikles.I stedet for at afhænge af modeller eller strategier, fordi de er kendte, vælger mange ledere i stedet at analysere hver nye udfordring og vedtage løsninger.For eksempel, hvis en hotelchef finder ud af, at et reservationssystem er for langsomt, og at skrivebordsarbejdere ikke kan hjælpe klienterne hurtigt nok, kan han eller hun muligvis se efter nye systemer, der er omkostningseffektive.En manager kan også observere receptionens medarbejderadfærd og gennemføre periodiske træningssessioner for at forbedre kommunikationen med klienter.