Jaké jsou různé typy postupů front office?

Když lidé mluví o front office, odkazují na všechny funkce v organizaci, která zahrnuje přímý kontakt se zákazníky.Například přední kancelář v hotelu popisuje recepční a stolní pracovníky, kteří provádějí rezervace a přijímají platby.Front office může být snadněji pochopena ve srovnání s úkoly back office, mezi něž patří účetnictví, lidské zdroje a další funkce, které mohou přispět k kvalitě zákaznického servisu, ale které zákazníci jen zřídka vidí.Mezi nejběžnější postupy front office jsou komunikace, dokumentace a finanční nebo prodejní transakce.

Komunikace je jedním z nejdůležitějších postupů front office nalezených téměř v každém scénáři front office.Když recepční v lékařských úřadech hovoří s pacienty telefonicky nebo pozdraví pacienty, když přicházejí do kanceláře, například provádějí komunikační úkoly.V maloobchodě se komunikační úkoly objevují, když obchodní zástupci pomáhají zákazníkům najít položky, pro které nakupují.

Dokumentace je dalším z nejdůležitějších postupů front office.Stručně řečeno, jedná se o proces zaznamenávání toho, co se děje v přední kanceláři.Například pracovníci na recepci v hotelu jsou zodpovědní za sledování toho, kdo provádí rezervace, kdo se přihlásí a kdo se odhlásí.Tyto informace obvykle ukládají do databází, aby mohli vědět, kolik pokojů je otevřeno a kdy mohou plánovat personální obsazení pro většinu klientů.

Postupy front office, které zahrnují prodeje a finanční transakce, jsou obvykle dokumentovány a předány digitálně do úřadů.jako je finance a účetnictví.V maloobchodě používá mnoho pracovníků front office pokladny, které vypočítají denní součty.Odborníci, kteří pracují ve zdravotnických kancelářích, možná budou muset vzít informace o pojištění.V některých případech by také mohli být obeznámeni s lékařským kódováním.

Jako ve většině aspektů podnikání je řízení důležitým procesem.Manažeři obvykle dohlíží na všechny postupy front office a zajišťují, aby pracovníci správně plní své úkoly.Mohou také školit pracovníky front office a změnit postupy front office, aby splňovaly nové výzvy.

Mnoho manažerů se domnívá, že postupy front office by měly být neustále rozvíjeny.Místo toho, aby se v závislosti na modelech nebo strategiích, protože jsou známí, se mnoho manažerů místo toho rozhodlo analyzovat každou novou výzvu a přijmout řešení.Pokud například manažer hotelu zjistí, že rezervační systém je příliš pomalý a že pracovníci stolů nemohou klientům dostatečně rychle pomáhat, může hledat nové systémy, které jsou nákladově efektivní.Manažer může také pozorovat chování zaměstnanců na recepci a provádět pravidelné školení, aby se zlepšila komunikace s klienty.