Hvor lenge skal jeg beholde papirkvitteringer?

Hvor lang tid det anbefales å holde på papirkvitteringer avhenger av hva de er for og hvordan de vil bli brukt.Noen må holdes for alltid, andre i syv år, og andre akkurat lenge nok til å registrere utgiftene.Det kan bidra til å holde konvolutter for forskjellige typer kvitteringer for å holde rede på dem effektivt og sørge for at de ikke spiral ut av kontroll i arkiveringssystemet.

Hvis en kvittering vil bli brukt til å gjøre krav på skatter, bør det børholdes inntil begrensningsloven for skatterelaterte emner går tom.I USA har skattebetalerne tre år på seg til å gjøre en god troskorreksjon til skatten, men Internal Revenue Service har opptil seks år på å utfordre innlevering fra året før.Det anbefales å holde papirkvitteringer i syv år i disse tilfellene, så de vil være tilgjengelige om nødvendig.På samme måte kan det anbefales å holde papirkvitteringer for betalinger på lån for alltid, eller til lånet er fullt betalt og långiveren har gitt ut et brev for å oppgi dette.For kjøp som aksjer og eiendeler, bør kjøpere beholde kvitteringer til de selger eiendelen, på hvilket tidspunkt de kan forkaste dokumentasjonen.Stubs fra lønnsslipper og andre betalinger bør oppbevares i et år for å sjekke mot formelle skatteoppgaver, og de kan kastes hvis inntekten er riktig erklært.

Hvis papirkvitteringer ikke er nødvendig for å gi informasjon for skattekjøp eller bevise betalinger, er deter en god idé å holde kvitteringer for kreditt- og bankkorttransaksjoner i to måneder.Disse kvitteringene kan sjekkes mot uttalelser og kastes deretter.Hvis det er en tvist, kan den opprinnelige kvitteringen bidra til å fjerne saken, da den vil gi informasjon om når og hvor et kjøp ble gjort, og hvor mye det burde vært for.Med kontantinntekter er det bare nødvendig å holde dem lange nok til å registrere utgiftene.

Ansatte og andre som bruker kvitteringer for å kreve refusjoner for forretningsutgifter, bør lage kopier av kvitteringene og beholde disse kopiene når de slår inn originalene.Hvis det er en feil eller tvist med refusjonen, vil de kopierte kvitteringene gi viktige bevis.Disse kan også være nyttige hvis en veileder klager over utgifter, ettersom den ansatte kan vise en detaljert sammenbrudd for noen nylige utgifter.Ansatte bør beholde denne dokumentasjonen i ett år.