Hur blir jag file kontorist?

För att bli file kontorist måste du vanligtvis få ett jobb att arbeta på ett kontor så att du kan utbildas i användningen och hanteringen av dess arkiveringssystem.Som en allmän regel lär sig filminister sitt arbete genom sin anställning, även om teknikförändringar kan kräva att du lär dig olika typer av datorprogramvara samt olika metoder för att lagra och hämta relevant information.Du kan också dra nytta av att ta kurser i kontorteknologi såväl som kurser som kan förbättra din förståelse för branschen där du arbetar.I vissa fall förväntas du upprätthålla höga standarder för konfidentialitet och att upprätthålla säkerhetsprotokoll.

Med tanke på spridningen av datorsystem på många kontor kan möjligheten att arbeta med hårdkopieringsfiler minska inom många områden.Medan vissa företag och kontor kan hålla vissa pappersposter, överför många sina pappersposter till digitala medier.Om du vill bli file kontorist på ett sådant kontor måste du vanligtvis visa förmågan att skanna dokument och hantera dem så att de enkelt kan placeras.Du kan också behöva erfarenhet av utbildning i hanteringen av databaser.

Många gymnasier, handelsskolor och samhällskollegier erbjuder utbildning i kontorsadministration.Även om du kanske inte behöver genomföra en examen eller certifikat från ett av dessa program för att bli en filkontor, kan vissa arbetsgivare se positivt på att du har formell utbildning inom dessa områden.Förutom utbildning i olika kontoristiska uppgifter kan det vara oerhört användbart att vara bekant med ordförrådet för branschen där din arbetsgivare verkar vara oerhört användbar i utvecklingen av ett sammanhängande arkiverings- och informationslagringssystem.Du kanske inte blir ombedd att faktiskt utforma ett sådant system, men med god kunskap om informationen som du lagrar kan hjälpa dig mer effektivt att märka och hämta informationen vid ett senare tillfälle.

I många fall har filer känslig information.Om du till exempel arbetar som en medicinsk filkontor kan filerna du hanterar innehålla känslig medicinsk information.På liknande sätt kan filer på advokatbyrån innehålla extremt känsligt material om kunder personliga, juridiska och ekonomiska liv.Av den anledningen kan många arbetsgivare insistera på att du passerar en bakgrundskontroll innan du blir en filkontor på deras kontor.Dessutom kan du behöva genomgå utbildning i konfidentialitetsfrågor, liksom i korrekt hantering och bortskaffande av filer för att skydda den information de innehåller.