Tài liệu đấu thầu là gì?

Đấu thầu theo hợp đồng dưới bất kỳ hình thức nào cũng có thể là một quá trình cạnh tranh cao.Cho dù các bài nộp được chấp nhận bởi bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ liên quan nào hay chỉ có thể được trình bày trên cơ sở lời mời, thông tin được yêu cầu trong các tài liệu đấu thầu phải toàn diện.Nó dựa trên chính các tài liệu mà một doanh nghiệp hoặc tổ chức khác sẽ sử dụng để đưa ra quyết định cho một số hợp đồng.Các tài liệu đấu thầu có thể không phải là yếu tố duy nhất cho một quyết định, vì các nhà thầu hàng đầu thường được mời cho các cuộc phỏng vấn trực tiếp để giúp hợp lý hóa lựa chọn, nhưng nếu không có các đệ trình này, các mối quan hệ kinh doanh mới có thể không bao giờ được hình thành.Trong trường hợp một tổ chức đã biết các nhà cung cấp dịch vụ nào sẽ xem xét cho một hợp đồng, nó có thể phân phối lời mời đấu thầu (ITB) cho các bên có liên quan.Ngay cả với màn hình quan tâm chính thức đó, nhà thầu phải tuân theo một số thủ tục, hoặc nó có thể gặp nguy hiểm khi mất đi sự cân nhắc.Một danh sách ngắn của các ứng cử viên có thể được chọn sớm dựa trên các mối quan hệ kinh doanh trước đây hoặc các tiêu chí rất cụ thể được thiết lập từ khi bắt đầu quá trình đấu thầu.Nhóm đó có thể bị thu hẹp hơn nữa trước khi lựa chọn cuối cùng được thực hiện dựa trên các tài liệu đấu thầu được trình bày.Các tài liệu giá thầu phải được gửi theo định dạng mà công ty tuyển dụng thích.Yêu cầu này có thể là gửi tài liệu điện tử, qua thư truyền thống hoặc cả hai.Nếu một chuyên gia tư vấn của bên thứ ba tham gia vào quá trình tìm kiếm, các tài liệu đấu thầu cũng có thể cần phải được gửi đến cá nhân này.Có thể công ty tuyển dụng sẽ cung cấp một số loại mẫu ứng dụng hoặc chấp nhận các tài liệu gốc được gửi bởi các ứng viên.Đề cương này có thể được cung cấp trong ITB hoặc yêu cầu đề xuất (RFP), đây là một lời mời mở để nhận ưu đãi.Ngoài ra, thời hạn nộp đơn nên được làm rõ, có thể bao gồm không chỉ một ngày mà còn là một thời gian cụ thể mà các tài liệu đấu thầu phải được nhận.Các câu hỏi xung quanh ITB hoặc RFP có thể có thời hạn tương tự và câu trả lời cho các truy vấn đó có thể được công bố cho tất cả các ứng cử viên để xem.Các chi tiết được bao gồm trong các tài liệu đấu thầu sẽ dựa trên loại dịch vụ được yêu cầu.Trong tài chính, một giám đốc đầu tư đấu thầu hợp đồng có thể sẽ cần phải cung cấp số tiền được giám sát bởi công ty bên cạnh hiệu suất đầu tư trong quá khứ.Ngay cả khi một nhà cung cấp dịch vụ được phát hành từ một hợp đồng, công ty đó có thể được chào đón để cải thiện và gửi lại các tài liệu vào một ngày trong tương lai.