Thư ký đặt hàng là gì?

Một nhân viên đặt hàng xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.Anh ấy hoặc cô ấy có thể làm việc trong một cửa hàng bán lẻ hoặc kho bán buôn.Bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương, cộng với dịch vụ khách hàng và kỹ năng toán học tốt thường được yêu cầu để làm nhân viên đặt hàng.Thư ký đặt hàng thường phải hiểu các chương trình bảng tính máy tính và làm việc với các loại phần mềm xử lý khác nhau.

Khách hàng có thể được thư ký nhận qua điện thoại, máy tính hoặc thư.Ngoài ra, người giám sát có thể phân phát các đơn đặt hàng cho thư ký đơn đặt hàng để xử lý.Các nhân viên đặt hàng hoặc người giám sát trước tiên kiểm tra tài khoản của người hoặc công ty đặt hàng để đảm bảo không có hóa đơn nào và phê duyệt tín dụng được ủy quyền.Kiểm tra danh sách cổ phiếu có sẵn được thực hiện thường xuyên bởi các thư ký đơn hàng.Nếu thư ký đơn đặt hàng không thể điền vào mọi thứ theo đơn đặt hàng của khách hàng do một cái gì đó không hoạt động, chính sách của công ty trong tình huống đó phải được tuân thủ.Trong một số công ty, nhân viên bán hàng phải thông báo cho khách hàng, trong khi ở những người khác, các nhân viên đặt hàng thêm một ghi chú lịch sự xin lỗi vì mục đã hết hàng và tư vấn cho một người theo dõi.Backorder là một thuật ngữ công nghiệp để cung cấp cho khách hàng hiện không có đơn đặt hàng vào một ngày sau đó.Nếu có quá nhiều đơn đặt hàng mua hàng của khách hàng yêu cầu kiểm soát backrong, quản lý hàng tồn kho được coi là kém và dịch vụ khách hàng thường phải chịu.

Kiểm tra giá là một trách nhiệm khác của hầu hết các nhân viên đặt hàng.Thư ký phải chắc chắn rằng mỗi hóa đơn của khách hàng chứa giá chính xác, vì một số khách hàng có thể có giảm giá đặc biệt để mua số lượng lớn.Hóa đơn là một tài liệu của công ty liệt kê giá và số lượng sản phẩm đã mua.Nó bao gồm thuế cũng như vận chuyển hoặc các khoản phí khác.Trừ khi một công ty nhỏ, nhân viên đặt hàng thường chuyển hóa đơn cho một nhân viên lập hóa đơn;Trong các công ty nhỏ hơn, các nhân viên đặt hàng có thể xử lý từng hóa đơn bằng hệ thống máy tính. Xử lý các khiếu nại của khách hàng và theo dõi các đơn đặt hàng là các nhiệm vụ cần thiết cho một nhân viên đặt hàng.Vì lý do này, các nhân viên đặt hàng phải có kỹ năng dịch vụ khách hàng hàng đầu.Họ phải bình tĩnh và giải quyết một cách hiệu quả các vấn đề như thiếu lô hàng, giá cả không chính xác hoặc khách hàng nhận sai mặt hàng.Một công việc nhân viên đặt hàng có thể trở nên bận rộn, vì họ có thể phải giải quyết một số vấn đề của khách hàng trong suốt một ngày làm việc điển hình.Thư ký đặt hàng làm việc trong hầu hết các ngành công nghiệp.Mức lương của họ rất khác nhau tùy thuộc vào nhiệm vụ và năm kinh nghiệm của họ.Một số nhân viên đặt hàng được thăng chức cho các nhà quản lý kho hoặc chuyên gia kỹ thuật trong ngành của họ.Đối với hầu hết các phần, một nhân viên đặt hàng làm việc giờ làm việc thường xuyên và nhận được các lợi ích như bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu và thanh toán kỳ nghỉ.