Hvad er en informationskontor?

Titlen “Information Clerk” giver et tip om en persons ansvar i denne position.En informationskontor kan beskrives som en person, gennem hvilken information flyder.Dette inkluderer både indgående oplysninger, såsom telefonopkald og meddelelser og udgående oplysninger, såsom mail- og virksomhedsoplysninger.Hun er også en person, der administrerer information ved hjælp af opgaver som organisering, arkivering og distribution af dokumenter.

De specifikke opgaver for en informationskontor kan variere.Disse er ofte baseret på den forretning og den branche, hvor en person med denne position fungerer.De fleste informationskontorer udfører opgaver, der kollektivt kan beskrives som grundlæggende kontorfunktioner.Dette betyder, at en person, der er interesseret i at få en sådan position, måske ønsker at blive bekendt med visse kontorudstyr.Ifølge Bureau of Labor and Statistics (BLS) bruger informationskontorer telefonen, personlige computere og andre elektroniske enheder til at sende e-mail- og faxdokumenter.

Telefoner er generelt en vigtig del af en informationskontorets job.En betydelig del af hendes tid kan bruges til at acceptere telefonopkald.De telefoner, der normalt bruges af mennesker i disse positioner, er ikke som dem, der findes i en indenlandsk indstilling.Disse maskiner er sandsynligvis designet til at rumme flere linjer, overførsel af opkald og interoffice -kommunikation.Det er også sandsynligt, at en person i denne position bliver nødt til at blive dygtige til at arbejde med telefonsvarer til at styre opkald, der er opfanget på denne måde.

Computerfærdigheder er normalt vigtige for en informationskontor.Enhver, der planlægger at arbejde i en sådan position, skal være bekendt med populær tekstbehandling og regnearkssoftware.Nogle job kan kræve andre computerfærdigheder såsom databasestyring, planlægning eller kalenderapplikationer og branchespecifikke programmer.

Faxmaskiner er udstyr, der gør det muligt at overføres til telefonlinjer.Informationskontorer gives ofte ansvaret for både at sende og modtage oplysninger på denne måde.På samme tid har disse personer også ofte ansvaret for at acceptere og sende dokumenter og pakker ved e -mail, kurer og posttjenester.Dette fremhæver behovet for, at en person i denne position har stærke organisatoriske færdigheder og til at være en multi-tasker.

En informationskontorets interoffice-opgaver afbrydes ofte af hendes ansvar for at interagere med offentligheden.En person i denne position kan være det første kontaktpunkt med klienter og andre personer, der besøger en virksomhed.Det kan være hendes job at afgøre, om og hvornår en person kan få adgang til andre personer i organisationen.