Cos'è un impiegato di informazione?

Il titolo "Impiegato di informazioni" fornisce un suggerimento sulle responsabilità di una persona in questa posizione.Un impiegato di informazione può essere descritto come una persona attraverso la quale fluiscono informazioni.Ciò include sia informazioni in arrivo, come telefonate e messaggi, sia informazioni in uscita, come le informazioni sulla posta e sulla società.È anche una persona che gestisce le informazioni tramite compiti come l'organizzazione, la presentazione e la distribuzione dei documenti.

I compiti specifici di un impiegato di informazione possono variare.Questi sono spesso basati sul business e sul settore in cui funziona un individuo con questa posizione.La maggior parte degli impiegati di informazione svolgono compiti che possono essere descritti collettivamente come funzioni di base dell'ufficio.Ciò significa che una persona interessata a ottenere tale posizione potrebbe voler conoscere determinate attrezzature per ufficio.Secondo il Bureau of Labor and Statistics (BLS), gli impiegati di informazione utilizzano il telefono, i personal computer e altri dispositivi elettronici per inviare documenti e-mail e fax. I telefoni sono generalmente una parte importante del lavoro di un impiegato di informazione.Una parte significativa del suo tempo può essere dedicata ad accettare chiamate telefoniche.I telefoni che vengono normalmente utilizzati dalle persone in queste posizioni non sono come quelli che si trovano in un ambiente domestico.È probabile che queste macchine siano progettate per ospitare più linee, il trasferimento di chiamate e la comunicazione interoffica.È anche probabile che una persona in questa posizione dovrà diventare competente nel lavorare con i servizi di risposta per gestire le chiamate che vengono intercettate in questo modo.

Le competenze informatiche sono generalmente importanti per un impiegato di informazione.Chiunque abbia intenzione di lavorare in tale posizione dovrebbe conoscere il popolare elaborazione di testi e il software di fogli di calcolo.Alcuni lavori potrebbero richiedere altre competenze informatiche come la gestione del database, la pianificazione o le applicazioni di calendario e programmi specifici del settore.

Le macchine fax sono attrezzature che consentono di trasmettere documenti su linee telefoniche.Agli addetti alle informazioni è comunemente data la responsabilità sia dell'invio che della ricezione di informazioni in questo modo.Allo stesso tempo, queste persone hanno anche comunemente la responsabilità di accettare e inviare documenti e pacchi per e -mail, corriere e servizi postali.Ciò evidenzia la necessità che una persona in questa posizione abbia forti capacità organizzative e che sia un multi-tasker.

Le funzioni di inter-office di un impiegato di informazione sono spesso interrotte dalle sue responsabilità per interagire con il pubblico.Una persona in questa posizione può essere il primo punto di contatto con clienti e altre persone che visitano un'azienda.Potrebbe essere il suo lavoro determinare se e quando una persona può accedere ad altre persone nell'organizzazione.