Was sind Konferenzdienste?

Zu den Konferenzdiensten gehören die Buchung von Konferenzen, Besprechungen oder anderen Veranstaltungen sowie die Planung und Bereitstellung der Dienstleistungen, die erforderlich sind, damit diese Veranstaltungen erfolgreich sind.Konferenzdienste werden allgemein auch als Besprechungsmanagement, Eventmanagement, Veranstaltungsplanung oder Eventmarketing bezeichnet.Konferenzdienste werden auch Besprechungs- oder Veranstaltungsplaner genannt.Die Konferenzdienste variieren je nach Veranstaltung, umfassen jedoch in der Regel Budgetierung, Unterbringungsvereinbarungen, Catering und Audiovisuelle Geräte und Support.

Es gibt zwei breite Kategorien von Konferenzdiensten: diejenigen, die von internen Besprechungsplanern verwaltet werden und die von Dritten verwaltet werden-Party -Planer.Inhouse-Meeting-Planer sind Mitarbeiter der Einrichtung, die die Veranstaltung veranstaltet.Normalerweise wird der Gruppenkontakt, das Mitglied der Gruppe, die für die Entscheidung aller erforderlichen Vorkehrungen verantwortlich ist, im Voraus entscheidet, welche Einrichtung für die Veranstaltung verwendet werden soll und seine Eigentümer direkt kontaktiert.Ein Konferenzdienstemanager wird dann aus dieser Einrichtung zugewiesen.Außen- oder Drittunternehmen werden eingestellt, wenn eine Gruppe keine bestimmte Site ausgewählt hat.Der Gruppenkontakt liefert eine Liste der Anforderungen, und das Unternehmen für Konferenzdienstleistungen schlägt angemessene Einrichtungen vor und fungiert als Vermittler zwischen der Gruppe und den Standorten.

für jede Veranstaltung erforderliche Konferenzdienste umfassen Unterkunft und Essen.Aus diesem Grund werden Konferenzen häufig von Hotels mit Konferenzeinrichtungen vor Ort gehostet.Dazu gehören in der Regel große und kleine Besprechungsräume, Computerlabors, ein Ballsaal und audiovisuelle Funktionen für Redner oder Präsentationen.Die Mahlzeiten werden normalerweise von den Einrichtungen der eigenen Lebensmittel- und Getränkeabteilung behandelt.Diese Konferenzdienste werden alle vom Personal vor Ort verwaltet und vom Conference Services Manager koordiniert, der alle erforderlichen Vorkehrungen treffen, wenn sie von der Gruppe ihrer Bedürfnisse informiert werden.

Manager von Drittanbietern Konferenz bieten Vorschläge für einen Veranstaltungsort für die Konferenz an und koordinieren dann alle zusätzlichen Dienstleistungen, wenn sie nicht von dieser Einrichtung angeboten werden, wie z. B. Catering- und Hotelreservierungen.Diese Art der Konferenzplanung ist bei Gruppen gemeinsam, um von einem einzigen Hotel untergebracht zu werden, oder für Gruppen, die einen Dritten möchten, der ihnen hilft, den besten Preis auszuhandeln.Zu den Konferenzdiensten gehören auch die Planung jeglicher Erholung, die die Gruppe während ihres Aufenthalts wünschen.

Die Auswahl einer Konferenzeinrichtung ermöglicht die Prüfung der Bedürfnisse der Gruppe und dem, was sie während ihrer Veranstaltung erreichen möchten.Typische Konferenzen umfassen Messen, Unternehmensausbildungsprogramme oder jährliche Preisverleihungen.Viele Planer für Hotelkonferenzdienste planen auch Hochzeiten oder kleine Familienveranstaltungen.Das Ziel bei der Einstellung von Fachleuten für Konferenzdienste ist es, sicherzustellen, dass alle Bedürfnisse der Gruppen erfüllt werden und dass die Veranstaltung reibungslos verläuft, ohne sich über die Details sorgen zu müssen.