Πώς μπορώ να επιλέξω το καλύτερο σύστημα μισθοδοσίας;

Η επιλογή του σωστού συστήματος μισθοδοσίας για την επιχείρησή σας είναι λίγο πιο περίπλοκη από ό, τι συνειδητοποιούν πολλοί άνθρωποι.Ανάλογα με το πού βασίζεται η εταιρεία σας, υπάρχει ανάγκη συμμόρφωσης με συγκεκριμένους κυβερνητικούς κανονισμούς που αφορούν την τήρηση καταγραφών, καθώς και τη διαχείριση του υπολογισμού των μισθών και την παρακράτηση των φόρων κατά τρόπο που συμμορφώνεται με αυτούς τους κανονισμούς.Υπάρχουν επίσης και άλλα χαρακτηριστικά που μπορείτε να βρείτε χρήσιμα με το σύστημα μισθοδοσίας σας και το επίπεδο εξυπηρέτησης και υποστήριξης που παρέχει στους υπαλλήλους σας.

Το μέγεθος της επιχείρησής σας είναι συχνά ένας βασικός παράγοντας όταν πρόκειται για την επιλογή του καλύτερου συστήματος μισθοδοσίας.Σήμερα, υπάρχουν πακέτα λογισμικού ανοιχτού κώδικα που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για χρήση από μικρότερες εταιρείες, με ορισμένα από αυτά τα πακέτα, συμπεριλαμβανομένου του βασικού λογισμικού μισθοδοσίας.Πακέτα όπως αυτά είναι ιδανικά για κάποιον που απασχολεί μόνο λίγους ανθρώπους και χρειάζεται βασική βοήθεια στον υπολογισμό των βασικών αμοιβών, των υπερωριών και της διατήρησης των προσωπικών, άρρωστων και διακοπών ημερών με σχετική ευκολία.Τα περισσότερα από αυτά τα πακέτα ανοιχτού κώδικα μπορούν επίσης να διασυνδέονται με οργανισμούς εσόδων σε εθνικό και κρατικό επίπεδο, καθιστώντας εύκολο να συμβαδίσουν με οποιεσδήποτε φορολογικές αλλαγές που επηρεάζουν την παρακράτηση ή τον υπολογισμό των επιχειρηματικών φόρων.

Για καταστάσεις στις οποίες ένα σύστημα διαχείρισης μισθοδοσίας θα πρέπει να παρέχει περισσότερα από τα βασικά στοιχεία, είναι καλή ιδέα να προσδιορίσετε ποια πρόσθετα χαρακτηριστικά θα ήταν χρήσιμα.Για παράδειγμα, ενδέχεται να θέλετε ένα σύστημα μισθοδοσίας που έχει την ικανότητα εκτύπωσης ελέγχου μισθοδοσίας ή ενδεχομένως να διαχειριστεί ακόμη και την επιλογή άμεσης κατάθεσης, εάν προσφέρετε αυτήν την υπηρεσία στους υπαλλήλους σας.Ένα άλλο πλεονέκτημα ενός πιο προηγμένου συστήματος είναι η δυνατότητα αυτόματης προετοιμασίας εντύπων εσόδων σε μηνιαία βάση, τα οποία μπορούν να εκτυπωθούν και να ταχυδρομηθούν σε κρατικούς και εθνικούς οργανισμούς εσόδων.Ένα σύστημα μισθοδοσίας αυτού του τύπου μπορεί να ελαχιστοποιήσει τον αριθμό ωρών που απαιτούνται για τη διαχείριση αυτών των λειτουργιών, καθιστώντας δυνατή την εκτροπή αυτών των πόρων σε άλλες πτυχές της επιχείρησης.

Είναι επιθυμητό το βασικό ή πιο ολοκληρωμένο σύστημα μισθοδοσίας, υπάρχουν μερικές βασικές πτυχές που πρέπει πάντα να λαμβάνονται υπόψη.Μία από αυτές τις πτυχές είναι η ασφάλεια.Το σύστημα πρέπει να διαθέτει πρωτόκολλα που καθιστούν δυνατή την περιορισμό της πρόσβασης στα δεδομένα μισθοδοσίας.Ορισμένα συστήματα λαμβάνουν ό, τι είναι γνωστό ως προσέγγιση καφετέριας, καθώς κάθε εξουσιοδοτημένος χρήστης έχει συγκεκριμένα δικαιώματα πρόσβασης σε συγκεκριμένες πληροφορίες που περιέχονται στη βάση δεδομένων μισθοδοσίας, αλλά όχι σε άλλα είδη δεδομένων που βρίσκονται στο σύστημα.Μαζί με την καθημερινή ασφάλεια, οι καλύτερες λύσεις System Payroll θα διαθέτουν επίσης διαθέσιμες επιλογές ανάκτησης δεδομένων, οι οποίες μπορεί να είναι χρήσιμες σε περίπτωση καταστροφής ή διαφθοράς στην κύρια βάση δεδομένων.

Οι καλύτερες επιλογές του συστήματος μισθοδοσίας θα είναι επίσης κάπως ευέλικτες, καθώς η προσθήκη υπαλλήλων ή η αναδιάταξη των υφιστάμενων υπαλλήλων σε νέες ομαδοποιήσεις διαχειρίζεται εύκολα.Εάν ένα δεδομένο σύστημα είναι πιθανό να ξεπεραστεί σε ένα ή δύο χρόνια, πιθανότατα δεν αξίζει τον χρόνο ή τα χρήματά σας.Πηγαίνετε με κάτι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροπρόθεσμα, ακόμη και αν η επιχείρησή σας μεγαλώνει με άλματα.

Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε πάντα να επιλέξετε να αναθέσετε την εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας, γεγονός που εξαλείφει την ανάγκη διατήρησης ενός συστήματος μισθοδοσίας στο σπίτι.Εάν πρόκειται για μια βιώσιμη επιλογή, βεβαιωθείτε ότι η υπηρεσία θα προετοιμάσει όλες τις απαραίτητες φόρμες, ενημερώνει συνήθως τους τύπους της ώστε να αντικατοπτρίζει την τρέχουσα φορολογία και να παρακρατεί νόμους και είναι σε θέση να σας επιτρέψει να έχετε πρόσβαση στα αρχεία μισθοδοσίας σας όποτε τα χρειάζεστε.Σήμερα, υπάρχουν πολλοί εταίροι που παρέχουν αυτό το είδος υπηρεσίας σε τιμές που ακόμη και μικρότερες εταιρείες θα βρουν ελκυστικές.