Làm cách nào để chọn hệ thống bảng lương tốt nhất?

Chọn hệ thống bảng lương phù hợp cho doanh nghiệp của bạn phức tạp hơn một chút so với nhiều người nhận ra.Tùy thuộc vào nơi công ty của bạn dựa trên, cần phải tuân thủ các quy định cụ thể của chính phủ liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ, cũng như quản lý việc tính toán tiền lương và khấu trừ thuế theo cách tuân thủ các quy định đó.Ngoài ra còn có các tính năng khác mà bạn có thể thấy hữu ích với hệ thống bảng lương của bạn và mức độ dịch vụ và hỗ trợ mà nó cung cấp cho nhân viên của bạn.Quy mô doanh nghiệp của bạn thường là một yếu tố quan trọng khi chọn hệ thống bảng lương tốt nhất.Ngày nay, có các gói phần mềm nguồn mở được thiết kế dành riêng cho các công ty nhỏ hơn, với một số gói này bao gồm phần mềm bảng lương cơ bản.Các gói như thế này là lý tưởng cho những người chỉ sử dụng một vài người và cần sự trợ giúp cơ bản trong việc tính toán tiền lương cơ bản, làm thêm giờ và theo kịp những ngày cá nhân, bệnh tật và nghỉ mát một cách dễ dàng.Hầu hết các gói nguồn mở này cũng có thể giao tiếp với các cơ quan doanh thu ở cấp quốc gia và tiểu bang, giúp bạn dễ dàng theo kịp bất kỳ thay đổi thuế nào ảnh hưởng đến việc giữ lại hoặc tính toán thuế kinh doanh.Đối với các tình huống trong đó hệ thống quản lý bảng lương nên cung cấp nhiều hơn những điều cơ bản, đó là một ý tưởng tốt để xác định những tính năng bổ sung nào sẽ hữu ích.Ví dụ: bạn có thể muốn có một hệ thống bảng lương có khả năng in kiểm tra bảng lương hoặc thậm chí có thể quản lý tùy chọn tiền gửi trực tiếp, nếu bạn cung cấp dịch vụ đó cho nhân viên của mình.Một lợi ích khác của một hệ thống nâng cao hơn là khả năng tự động chuẩn bị các mẫu doanh thu hàng tháng có thể được in và gửi đến các cơ quan doanh thu của tiểu bang và quốc gia.Một hệ thống bảng lương thuộc loại này có thể giảm thiểu số giờ cần thiết để quản lý các chức năng này, giúp chuyển hướng các tài nguyên đó sang các khía cạnh khác của doanh nghiệp.Dù mong muốn, cho dù là hệ thống bảng lương cơ bản hay toàn diện hơn, có một vài khía cạnh cốt lõi phải luôn luôn được xem xét.Một trong những khía cạnh đó là bảo mật.Hệ thống phải đi kèm với các giao thức cho phép giới hạn quyền truy cập vào dữ liệu biên chế.Một số hệ thống lấy những gì được gọi là phương pháp tiếp cận quán ăn, trong đó mỗi người dùng được ủy quyền được cấp quyền truy cập cụ thể đối với thông tin cụ thể có trong cơ sở dữ liệu bảng lương, nhưng không phải là các loại dữ liệu khác được tìm thấy trong hệ thống.Cùng với bảo mật hàng ngày, các giải pháp hệ thống bảng lương tốt nhất cũng sẽ có sẵn các tùy chọn khôi phục dữ liệu, có thể có ích trong trường hợp thảm họa hoặc tham nhũng vào cơ sở dữ liệu chính.Các tùy chọn hệ thống bảng lương tốt nhất cũng sẽ có phần linh hoạt, trong đó việc thêm nhân viên hoặc sắp xếp lại nhân viên hiện tại vào các nhóm bộ phận mới có thể dễ dàng quản lý.Nếu một hệ thống nhất định có khả năng phát triển trong một hoặc hai năm, thì có lẽ nó không đáng để bạn có thời gian hoặc tiền bạc.Đi với một cái gì đó bạn có thể sử dụng trong thời gian dài, ngay cả khi doanh nghiệp của bạn phát triển bởi những bước nhảy vọt.Hãy nhớ rằng bạn luôn có thể chọn thuê ngoài bảng lương, giúp loại bỏ sự cần thiết phải duy trì hệ thống bảng lương trong nhà.Nếu đây là một tùy chọn khả thi, hãy đảm bảo dịch vụ sẽ chuẩn bị tất cả các biểu mẫu cần thiết, thường xuyên cập nhật các công thức của mình để phản ánh thuế hiện tại và giữ lại luật pháp và có khả năng cho phép bạn truy cập vào hồ sơ biên chế của mình bất cứ khi nào bạn cần.Ngày nay, có nhiều đối tác cung cấp loại dịch vụ này với mức giá mà thậm chí các công ty nhỏ hơn sẽ thấy hấp dẫn.