Πώς μπορώ να επιλέξω το καλύτερο σύστημα παραγγελιών αγοράς;

Ένα σύστημα παραγγελιών αγοράς είναι η ακολουθία των βημάτων που πρέπει να περάσει ένα άτομο για να ζητήσει την απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών για χρήση της εταιρείας.Αυτά τα συστήματα παρέχουν μια διαδρομή ελέγχου για την παρακολούθηση της κίνησης των οικονομικών πόρων της εταιρείας.Υπάρχουν πολλά συστήματα στο επιχειρηματικό περιβάλλον για τα συστήματα.Οι περισσότεροι από αυτούς επικεντρώνονται στο σύστημα λογιστικής και εσωτερικού εγγράφου μιας εταιρείας.Η επιλογή του καλύτερου συστήματος παραγγελιών αγοράς απαιτεί την εξέταση ορισμένων παραγόντων που σχετίζονται με τα επιχειρηματικά συστήματα μιας εταιρείας

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι διαχειριστές θα πρέπει να αποφασίσουν εάν θέλουν να χρησιμοποιήσουν ένα χειροκίνητο ή αυτοματοποιημένο σύστημα παραγγελιών αγοράς.Τα χειροκίνητα συστήματα περιλαμβάνουν συνήθως τη χρήση ενός χαρτιού σημειωματάριο που περιέχει διαδοχικά αριθμημένες παραγγελίες αγοράς.Ένας υπάλληλος θα συμπληρώσει τη φόρμα, η οποία συνήθως απαιτεί προμηθευτή, τιμή, ποσότητα, περιγραφή και λογιστικό κώδικα, πριν από την υποβολή του για έγκριση.Αυτά τα έγγραφα περιλαμβάνουν συνήθως ένα αντίγραφο άνθρακα που διατηρείται στο αρχείο.Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα λειτουργεί παρομοίως, εκτός από τους υπαλλήλους που θα χρησιμοποιήσουν το λογισμικό επιχείρησης ή λογιστικής της εταιρείας και θα συμπληρώσουν ένα ηλεκτρονικό έγγραφο παραγγελίας αγοράς.Σύστημα.Η χρήση ενός χειροκίνητου συστήματος μπορεί να γίνει κουραστική και να οδηγήσει σε χαμένο έγγραφο, προκαλώντας τους υπαλλήλους να αναδημιουργήσουν την εντολή αγοράς.Επιπλέον, οι εταιρείες πρέπει συνήθως να αποθηκεύουν αυτά τα έγγραφα για αρκετά χρόνια, ανάλογα με τους ισχύοντες ομοσπονδιακούς ή κρατικούς νόμους.Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα παραγγελιών αγοράς μπορεί να μετριάσει ορισμένα από αυτά τα προβλήματα, αν και η εκμάθηση και η χρήση της ηλεκτρονικής έκδοσης μπορεί να πάρει περισσότερη εκπαίδευση.Γραφείο Αγοράς.Το να επιτρέπεται σε πολλούς υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση και να δημιουργούν παραγγελίες αγοράς μπορεί να απαιτήσει από τις εταιρείες να έχουν περισσότερα έγγραφα χαρτιού στο χέρι ή περισσότερα ονόματα χρήστη για πρόσβαση στη μονάδα παραγγελίας αγοράς.Οι μεγάλοι οργανισμοί θα διαθέτουν συχνά ένα τμήμα αγορών ή διαχειριστή προμηθειών για να χειριστούν την εντολή αγοράς κατά την τοποθέτηση παραγγελιών.Έχοντας πολλά άτομα που στρέφονται σε παραγγελίες αγοράς μπορεί να δημιουργήσει μια υπερχείλιση πληροφοριών στο τμήμα αγορών.Οι εταιρείες ενδέχεται να χρειαστεί να περιορίσουν την πρόσβαση στο σύστημα παραγγελιών αγοράς για να αποφευχθεί αυτό το ζήτημα.

Οι εταιρείες θα πρέπει επίσης να εξετάσουν τον τρόπο με τον οποίο οι παραγγελίες αγοράς ρέουν στο λογιστικό τμήμα.Τα άτομα στο λογιστικό τμήμα πρέπει να έχουν εύκολη πρόσβαση στο σύστημα προκειμένου να αναθεωρήσουν τις παραγγελίες αγοράς πριν από την πληρωμή λογαριασμών.Οι ελεγκτές θα χρειαστούν επίσης πρόσβαση για να καθορίσουν τον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες ρέουν μέσω της εταιρείας.Η αδυναμία παρακολούθησης της εντολής αγοράς μέσω κάθε βήματος του συστήματος μπορεί να οδηγήσει σε μεταβολές στο έγγραφο που θα θέσει σε κίνδυνο ένα σημαντικό μέρος της διαδικασίας διαχείρισης μετρητών της εταιρείας.