Bagaimana cara memilih sistem pesanan pembelian terbaik?
Sistem pesanan pembelian adalah urutan langkah -langkah yang harus dilalui seseorang untuk meminta akuisisi barang dan jasa untuk penggunaan perusahaan.Sistem ini menyediakan jejak audit untuk melacak pergerakan sumber daya keuangan perusahaan.Ada banyak sistem di lingkungan bisnis untuk sistem.Sebagian besar dari mereka fokus pada sistem dokumen akuntansi dan internal perusahaan.Memilih sistem pesanan pembelian terbaik membutuhkan mempertimbangkan sejumlah faktor yang berkaitan dengan sistem bisnis perusahaan.
Pemilik dan manajer bisnis harus memutuskan apakah mereka ingin menggunakan sistem pesanan pembelian manual atau otomatis.Sistem manual biasanya mencakup penggunaan buku catatan kertas yang berisi pesanan pembelian bernomor berurutan.Seorang karyawan akan mengisi formulir, yang biasanya membutuhkan vendor, harga, kuantitas, deskripsi, dan kode akuntansi, sebelum mengirimkannya untuk disetujui.Dokumen -dokumen ini biasanya termasuk salinan karbon yang disimpan dalam file.Sistem otomatis bekerja dengan cara yang sama, kecuali karyawan akan menggunakan bisnis atau perangkat lunak akuntansi perusahaan dan mengisi dokumen pesanan pembelian elektronik.
Jumlah pesanan pembelian yang akan dihasilkan perusahaan melalui operasi normal akan memainkan peran besar saat memilih pesanan pembeliansistem.Menggunakan sistem manual dapat menjadi membosankan dan menghasilkan dokumen yang hilang, menyebabkan karyawan menciptakan kembali pesanan pembelian.Selain itu, perusahaan biasanya harus menyimpan dokumen -dokumen ini selama beberapa tahun, tergantung pada undang -undang federal atau negara bagian yang berlaku.Sistem pesanan pembelian otomatis dapat mengurangi beberapa masalah ini, meskipun belajar dan menggunakan versi terkomputerisasi dapat membutuhkan lebih banyak pelatihan.
Faktor -faktor lain yang perlu dipertimbangkan saat memilih sistem pesanan pembelian adalah jumlah karyawan yang menggunakan pesanan pembelian dan lokasi perusahaanKantor Pembelian.Mengizinkan beberapa karyawan untuk mengakses dan membuat pesanan pembelian dapat mengharuskan perusahaan memiliki lebih banyak dokumen kertas yang ada atau lebih banyak nama pengguna untuk mengakses modul pesanan pembelian.Organisasi besar akan sering memiliki departemen pembelian atau manajer pengadaan untuk menangani pesanan pembelian saat melakukan pemesanan.Memiliki banyak orang yang menyerahkan pesanan pembelian dapat membuat informasi di departemen pembelian.Perusahaan mungkin perlu membatasi akses dalam sistem pesanan pembelian untuk menghindari masalah ini.
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan bagaimana pesanan pembelian mengalir ke departemen akuntansi.Individu di departemen akuntansi harus dapat dengan mudah mengakses sistem untuk meninjau pesanan pembelian sebelum membayar tagihan.Auditor juga akan membutuhkan akses untuk menentukan bagaimana informasi mengalir melalui perusahaan.Ketidakmampuan untuk melacak pesanan pembelian melalui setiap langkah dalam sistem dapat menghasilkan perubahan pada dokumen yang akan membahayakan sebagian besar proses manajemen kas perusahaan.