Làm cách nào để chọn hệ thống đơn đặt hàng tốt nhất?

Hệ thống đơn đặt hàng là chuỗi các bước mà một cá nhân phải trải qua để yêu cầu mua lại hàng hóa và dịch vụ để sử dụng cho công ty.Các hệ thống này cung cấp một dấu vết kiểm toán để theo dõi chuyển động của các nguồn tài chính của công ty.Nhiều hệ thống tồn tại trong môi trường kinh doanh cho các hệ thống.Hầu hết trong số họ tập trung vào hệ thống tài liệu kế toán và nội bộ của một công ty.Chọn hệ thống đơn đặt hàng tốt nhất yêu cầu xem xét một số yếu tố liên quan đến hệ thống kinh doanh của công ty. Chủ sở hữu và người quản lý doanh nghiệp nên quyết định xem họ có muốn sử dụng hệ thống đơn đặt hàng thủ công hay tự động hay không.Các hệ thống thủ công thường bao gồm việc sử dụng sổ ghi chép giấy có chứa các đơn đặt hàng được đánh số tuần tự.Một nhân viên sẽ điền vào biểu mẫu, thường yêu cầu nhà cung cấp, giá cả, số lượng, mô tả và mã kế toán, trước khi gửi nó để phê duyệt.Những tài liệu này thường bao gồm một bản sao carbon được giữ trong hồ sơ.Một hệ thống tự động hoạt động tương tự, ngoại trừ nhân viên sẽ sử dụng phần mềm kinh doanh hoặc kế toán của công ty và điền vào tài liệu đơn đặt hàng điện tử.hệ thống.Sử dụng một hệ thống thủ công có thể trở nên tẻ nhạt và dẫn đến tài liệu bị mất, khiến nhân viên tái tạo đơn đặt hàng.Ngoài ra, các công ty thường phải lưu trữ các tài liệu này trong vài năm, tùy thuộc vào luật liên bang hoặc tiểu bang hiện hành.Hệ thống đơn đặt hàng tự động có thể làm giảm bớt một số vấn đề này, mặc dù việc học và sử dụng phiên bản máy tính có thể được đào tạo nhiều hơn.Phòng thu mua.Cho phép nhiều nhân viên truy cập và tạo đơn đặt hàng có thể yêu cầu các công ty có nhiều tài liệu giấy hơn trong tay hoặc nhiều tên người dùng để truy cập mô -đun đơn đặt hàng.Các tổ chức lớn thường sẽ có một bộ phận mua hàng hoặc quản lý mua sắm để xử lý đơn đặt hàng khi đặt hàng.Có nhiều cá nhân chuyển sang đơn đặt hàng có thể tạo ra một lượng thông tin trong bộ phận mua hàng.Các công ty có thể cần giới hạn quyền truy cập trong hệ thống đơn đặt hàng để tránh vấn đề này. Các công ty cũng sẽ cần xem xét cách các đơn đặt hàng mua vào bộ phận kế toán.Các cá nhân trong bộ phận kế toán phải có thể dễ dàng truy cập hệ thống để xem xét các đơn đặt hàng trước khi thanh toán hóa đơn.Kiểm toán viên cũng sẽ cần truy cập để xác định cách thông tin chảy qua công ty.Việc không có khả năng theo dõi đơn đặt hàng qua từng bước trong hệ thống có thể dẫn đến những thay đổi đối với tài liệu sẽ thỏa hiệp một phần quan trọng của quy trình quản lý tiền mặt của công ty.