Hogyan választhatom ki a legjobb megrendelési rendszert?

A megrendelési rendszer a lépések sorrendje, amelyet az egyénnek meg kell tennie, hogy kérjen áruk és szolgáltatások megszerzését vállalati használatra.Ezek a rendszerek ellenőrzési nyomvonalat biztosítanak a vállalat pénzügyi forrásainak mozgásának nyomon követésére.Több rendszer létezik a rendszerek üzleti környezetében.Legtöbbjük a vállalat számviteli és belső dokumentumrendszerére összpontosít.A legjobb megrendelésrendszer kiválasztásához számos tényezőt kell figyelembe venni a vállalat üzleti rendszereivel kapcsolatban.

Az üzleti tulajdonosoknak és a vezetőknek el kell dönteniük, hogy kézi vagy automatizált megrendelési rendszert akarnak -e használni.A kézi rendszerek általában tartalmaznak egy papír notebook használatát, amely egymás után számozott vásárlási megrendeléseket tartalmaz.A munkavállaló kitölti az űrlapot, amelyre általában eladó, ár, mennyiség, leírás és számviteli kódex szükséges, mielőtt jóváhagyásra benyújtaná.Ezek a dokumentumok általában tartalmazzák a fájlban tartott szén -dioxid -példányt.Egy automatizált rendszer hasonlóan működik, kivéve, ha a munkavállalók a vállalat üzleti vagy számviteli szoftvert használják, és kitöltik az elektronikus megrendelési dokumentumot.rendszer.A kézi rendszer használata unalmassá válhat, és elveszített dokumentumot eredményezhet, ami a munkavállalók újjáépítését eredményezheti.Ezenkívül a vállalatoknak ezeket a dokumentumokat általában több évig tárolniuk, az alkalmazandó szövetségi vagy állami törvényektől függően.Az automatizált megrendelésrendszer enyhítheti ezeknek a problémáknak a némelyikét, bár a számítógépes verzió tanulás és használata több képzést igényelhet.

A megrendelési rendszer kiválasztásakor más tényezők is figyelembe kell venni a megrendeléseket használó alkalmazottak számát és a vállalat helyét.Vásárló iroda.Ha több alkalmazott hozzáférhet és beszerzési megrendeléseket hozhat létre, megkövetelheti a vállalatok számára, hogy több vagy több felhasználónevet rendelkezzenek a megrendelési modulhoz.A nagy szervezeteknek gyakran rendelkeznek egy beszerzési osztályra vagy beszerzési menedzserre, hogy kezeljék a megrendelést a megrendelések elhelyezésekor.Ha több személy bekapcsolja a megrendeléseket, az információk túlcsordulhat a beszerzési osztályon.Lehet, hogy a vállalatoknak korlátozniuk kell a hozzáférést a megrendelésrendszerben a probléma elkerülése érdekében.

A vállalatoknak meg kell fontolniuk, hogy a beszerzési megrendelések hogyan kerülnek a számviteli osztályba.A számviteli osztályon szereplő személyeknek könnyen hozzáférniük kell a rendszerhez annak érdekében, hogy felülvizsgálják a vásárlási megrendeléseket a számlák fizetése előtt.Az auditoroknak is hozzáférésre van szükségük annak meghatározásához, hogy az információ hogyan folyik a vállalaton keresztül.A rendszer minden egyes lépésén keresztül történő nyomon követés a megrendelés nyomon követése a dokumentum megváltoztatását eredményezheti, amely veszélyezteti a vállalat készpénzkezelési folyamatának jelentős részét.